Hva er en digital transformasjon?

Et stort spørsmål med flere svar, som er avhengig av perspektivet til den du spør. Mitt utgangspunkt er dette: Digitalisering er transformasjonen fra at IT er et støtteverktøy i virksomheten til at det blir en del av dens DNA. Det betyr at forretningsmodell og -praksis samt organisasjon og prosesser er designet for å utnytte dagens og morgendagens teknologi. Denne definisjonen er utdypet i posten IT-lederens nye rolle.

Tverrfaglige team

Det er lurt å bruke flere perspektiver, for da kan vi belyse problemstillingen fra ulike sider. Spesielt når omgivelsene er omskiftelige og behovet for smidighet og korte beslutningsveier er stort. En faktabasert diskusjon mellom kompetente personer med ulike perspektiver er verdifullt, og hovedbegrunnelsen for å sette sammen tverrfaglige team. De benevnes også som kryssfunksjonelle team – fordi teamene løser komplekse oppgaver med sammensatt kompetanse. Det er som regel slik vi finner de beste løsningene – sammen.

Kanskje er bruk av kryssfunksjonelle team det viktigste enkeltgrepet som kan gjøres for å fremme innovasjon og håndtere kompleksitet i egen virksomhet.

Bruk av kryssfunksjonelle team åpner også for å ta inn konsulenter som kan tilføre ekstern kompetanse. Slik kommer jeg inn som rådgiver og sparringspartner for ledere hos kundene våre.

Jeg tror ikke det fins noen «silver bullet» for hvordan en transformasjon bør utføres, for det kommer helt an på virksomheten og konteksten den befinner seg i. Derfor er mitt råd å styre unna alle dem som tilbyr lettvinte løsninger og «quick fix» på komplekse problemstillinger. Jeg tror mer på analytisk problemløsning, sunn fornuft og prinsippene for smidig utvikling – som du kan lese mer om i posten smidig tilnærming til utfordrende prosjekter.

Lederskap

Transformasjon er en omfattende endring som medfører stor usikkerhet, for både eiere, ledere og medarbeidere. Derfor trengs det godt lederskap og styring. Lederskap er personorientert og styring er systemorientert.

Lederskap bidrar til å angi retning, skape endring og sette mål. For meg betyr ledelse å gå først, og handler om å ivareta medarbeidere, det sosiale og mellommenneskelige forhold.

Styring er påvirkning som utøves indirekte blant annet gjennom formelle strukturer, formaliserte prosedyrer, rutiner og kontrollfunksjoner.

Begge deler er nødvendig for å få ønsket effekt. Det er ofte her jeg kommer inn som rådgiver, når en leder trenger en sparringspartner.

I Forsvaret lærte jeg at ledelse handler om to grunnleggende ting; å løse oppdraget og ta vare på folkene sine. I en digital transformasjon er oppdraget som regel gitt av eierne, representert ved styret, til daglig leder: Gjennomfør forretningsstrategien og digitaliser det som er mulig for en bedre måloppnåelse. Ofte er det mål for produksjon, vekst, lønnsomhet, bærekraft, kundetilfredshet, medarbeidertilfredshet, omdømme, og/eller samfunnsoppdrag. Les gjerne mer om daglig leders rolle i en transformasjon fra en tidligere post.

Strategi

Digitalisering er ikke et mål, men et middel for å styrke kjernevirksomheten og bygge evne til å skape verdi i framtiden. Det krever en forståelse av hvordan verdier skapes i dag og hvordan teknologi kan utnyttes for å skape verdi på en bedre, raskere, billigere eller sikrere måte. For å få det til, må vi utfordre måten vi tenker på. Det kan du lese mer om i posten strategiprosess til besvær.

Det jeg ser, er at de fleste virksomhetene har startet digitalisering, men mangler en god tilnærming og plan for hvordan digitaliseringen skal forbedre måloppnåelsen av kjernevirksomheten. Det kan du lese mer om i posten hva er en digital strategi?

Jeg har lært at strategiutvikling og -gjennomføring er like viktig som selve strategien. Fordi omgivelsene og forutsetningene endres stadig raskere, må de som gjennomfører strategien forstå intensjonen, og ha nødvendig handlefrihet til å løse oppdraget. Gjennom frihet til å nå målene, vil medarbeiderne søke etter nye og bedre måter å løse oppdrag på. Derfor er delegering av myndighet viktig.

Men frihet betyr ikke uten styring og at alle kan gjøre hva de vil. Det må være en struktur som sikrer felles forståelse av målet, hva som skal oppnås og hvorfor.

I en transformasjon kalles denne strukturen virksomhetsarkitektur, og gir daglig leder mulighet til å manøvrere endringer i organisasjon, prosesser og IT-løsninger på en helhetlig måte som understøtter strategien. Målet er å skape en integrert og samordnet virksomhetsarkitektur som muliggjør innovasjon. Det betyr at forretningsmodell og -praksis samt organisasjon og prosesser er designet for å utnytte dagens og morgendagens teknologi.

Arkitektur

Problemet oppstår når strategien skal omsettes til praktisk handling, og kompleksiteten i prosesser, teknologi og organisasjon trer fram. Virksomhetsarkitektur er en strukturert metodikk for å identifisere hvilke endringer som må gjennomføres for å nå forretningsmålene. Det handler om å forstå hvordan virksomheten er satt sammen, og deretter dele oppgaven med å endre den i håndterbare deler. Nesten som legoklosser.

Enkelhet er et viktig prinsipp: Å ikke dokumentere mer arkitektur enn nødvendig – men nok til å ta informerte beslutninger – er essensielt. Til det kreves evne til å prioritere hva som skal dokumenteres og holde dokumentasjonen oppdatert. Det er utfordrende for mange.

Arkitekturen kan deles inn i flere lag (forretning, informasjon, applikasjon, og teknologi). Sikkerhetsarkitektur og arkitekturstyring er gjennomgående for alle lagene, og sørger for at de henger sammen.

Virksomhetsarkitektur beskriver hvordan en virksomhet er organisert, hvordan arbeidsprosesser er satt sammen og hvordan IT-løsninger utnyttes for å produsere verdi. Virksomhetsarkitektur er tett koblet til strategi gjennom mål og målbilder.

Løsningsarkitektur beskriver hvordan applikasjoner sikrer effektiv informasjonsdeling mellom mennesker og maskiner. IT-løsningene er som regel laget av forskjellige leverandører. Som konsekvens oppstår to utfordringer: Teknisk gjeld og deling av data mellom applikasjoner.

Teknisk gjeld

Teknisk gjeld er en metafor som fungerer godt til å forklare strategiske konsekvenser av ulike valg i anskaffelse og utvikling av IT-løsninger. Over tid vil manglende forståelse av slike konsekvenser resultere i operasjonelle utfordringer som hindrer effektiv måloppnåelse av strategiske mål.

Problemet med teknisk gjeld er at det påløper renter – som må betales før eller siden. Problemet vokser med tiden som effekt av renters rente. Teknisk gjeld kan defineres som alt det uferdige, unødvendig kompliserte og utdaterte i IT-løsningen som hindrer oss i å drifte, forvalte og videreutvikle så effektivt som vi ellers kunne gjort.

Derfor kan det lønne seg å se nærmere på hva teknisk gjeld er, og forstå hvordan den kan håndteres. Det er utdypet i posten hva er teknisk gjeld?

Deling av data

I dag har vi egne IT-løsninger for HR, lønn, regnskap, fakturering, kundeoppfølging (CRM) og produksjon (ERP). Som ikke snakker med hverandre. Derfor registreres samme data, flere ganger, i forskjellige systemer. Enten gjennom manuell inntasting, eller overføring av filer på diskett eller minnepinne. Så nytteverdien av å koble sammen applikasjoner som brukes internt i en virksomhet synes åpenbar.

Men det virkelig store potensialet ligger i å gå ett skritt videre; å koble data fra applikasjoner som befinner seg utenfor egen virksomhet. Dette gjøres gjennom standardiserte grensesnitt; Application Programming Interface (API).

Forutsetningen er god informasjonssikkerhet og tilgangskontroll. For når du åpner en inngangsport (API Gateway) til dine data, trenger du å ha stålkontroll på hvem som får tilgang til hva, og hvilke rettigheter de skal ha for å opprette, lese, oppdatere eller slette data. Dette er utdypet og forklart i posten hva er et API?

Oppsummering

Mitt perspektiv, og svar på spørsmålet i overskriften, kan oppsummeres slik:

Digital transformasjon – er en aktiv respons og endringsprosess – for å gripe muligheter og unngå trusler – som oppstår som konsekvens av endringer i rammebetingelser – som følge av at digitalisering forskyver/forstyrrer/ødelegger maktballansen i markedet og samfunnet.

For meg er en digital transformasjon:

• teknologidrevet – at IT går fra støttehjul til drivhjul for virksomheten
• datadrevet – kontinuerlig læring og forbedring basert på målbare data
• strukturering – samordnet og integrert arkitektur som muliggjør innovasjon
• nytenkning – skape verdi for kundene og virksomheten på nye måter
• endringsevne – smidig organisering i kompetente, kryssfunksjonelle team
• lederskap – delegering, dyktiggjøring og desentralisert styring

Neste post vil komme etter sommerferien, en gang i august.

Ha en riktig god sommer!