Strategiprosess til besvær

Postet den av
7

En av utfordringene med digitalisering er å utvikle en god strategi, som ikke havner i skuffen når strategi-seminaret er over. En strategi skal være realistisk, gjennomførbar og bør introduserer nye måter å tenke verdiskapning på. Hensikten må være å transformere virksomheten og høste gevinstene av digitalisering. For å lykkes må ansvarlige ledere i virksomheten forstå trusselen, nøkkelpersoner må involveres i prosessen og mulighetene digital teknologi representerer må presenteres, analyseres og gripes. Det er avgjørende at både de som tar beslutninger og de som skal gjennomføre strategien, forstår at digitalisering ikke er et mål i seg selv, men et middel for å styrke kjernevirksomheten og bygge verdier for fremtiden.

Illustrasjonsfoto av Jamie Street på Unsplash

Involvering

Strategiutvikling er en prosess som skal sikre en felles forståelse for intensjonen om hva som søkes oppnådd (styrke kjernen og bygge for fremtiden). Fordi en plan sjelden overlever det første møtet med uforutsigbare omgivelser, er involvering av dem som skal gjennomføre planen helt nødvendig, Derfor er strategiprosessen slik jeg ser det, minst like viktig som selve strategien. For den som kjenner intensjonen i en plan, det vil si hva som søkes oppnådd, har bedre forutsetninger for å løse oppgaver for å nå målene, selv om grunnleggende antakelser må endres underveis. Denne innsikten er dokumentert mange ganger opp gjennom historien. Mest kjent er kanskje Eisenhowers sitat: «Plans are nothing, planning is everyting». Han var øverstkommanderende for de allierte styrkene under andre verdenskrig, og senere president i USA,

Det er styrets oppgave å beslutte om strategien skal være konserverende eller transformerende. Som regel kommuniseres denne ambisjonen som styringssignaler til daglig leder, som er den som eier strategien. Jeg mener for øvrig at forretningsstrategi og digitaliseringsstrategi er to sider av samme sak.

Daglig leder kan velge å delegere oppgaven med å holde i digitaliseringen til en i ledergruppen, ofte en som også har rollen Chief Digital Officer, Chief Information Officer eller Utviklingsdirektør. Ledergruppen må bruke tid på digitalisering, og synligjøre dette gjennom aktiv styring av den strategiske utviklingsporteføljen. Her kommer jeg ofte inn som sparringspartner for ansvarlig leder for å diskutere hvilke strategiske initiativer utviklingsporteføljen skal inneholde.

Utviklingsporteføljen er helt sentral for å realisere strategien, og skal være tett knyttet til daglig produksjon i kjerneprosessene. En felle som mellomledere bør være oppmerksom på, er at dersom de er for langt unna den praktiske produksjonen av tjenester for eksterne brukere eller kunder, vil deres verdibidrag, som i stor grad er administrativt og består av (unødvendig) møtevirksomhet, reduseres i takt med innføring av digitale løsninger for ressursplanlegging, produksjon og rapportering.

Faren for å bli overflødig stiger tilsvarende med at mellomledernes faktiske verdibidrag blir mer synlig i en transparent verdikjede. Så mitt råd til mellomledere for å holde seg relevant, er å unngå denne fellen ved å involvere seg aktivt i verdiskapningen og sørge for å være «hands-on» i tjenesteproduksjonen.

Smidig tankesett og tilnærming

Endringsevne er også nødvendig i skiftende omgivelser. «Agile» eller smidig på norsk, er et fremvoksende tankesett for å fremme innovasjon i virksomheter med opprinnelse fra IT-utviklere som skrev dokumentet Agile manifesto. Poenget ifølge smidig tankesett, er å ikke ha for omfattende planer, men i stedet fokusere på en langsiktig visjon, ha tydelige mål og delegere ansvar til selvstyrte team som realiserer strategien. «Agile» virksomheter henter inspirasjon fra det samme tankegodset som Eisenhower: Det hjelper ikke med detaljerte planer i en omskiftelig verden som snur opp ned på de grunnleggende forutsetningene som planen bygger på.

I en virksomhet som har tatt i bruk smidig prinsipper, søkes det i stedet for omfattende planer, heller å teste ut noe i liten skala først. Hensikten er å lære hvordan en tjeneste eller produkt blir mottatt av kundene, og bruke denne innsikten til å forbedre produktet, før det skaleres opp og distribueres til markedet i stort omfang. Eventuelt trekke produktet, dersom dataene tilsier at kundene ikke vil ha det. På den måten forhindres store og bortkastede investeringer. Denne tilnærmingen og tankegodset bygger på Eric Rice sin «Lean Startup» filosofi, beskrevet i boken hans med samme navn. Innovasjonsprosessen Bygge – Måle – Lære er kjernen i hvordan en kundeorientert og datadrevet virksomhet opererer. Denne filosofien må derfor inn i strategien, og erstatte omfattende planer.

Kjernen i Lean Startup metodikk

Trusler

Mange virksomheter opplever at digitalisering forstyrrer og ødelegger (disruption på engelsk) de grunnleggende forutsetningene i markedet, slik vi har kjent dem. Et eksempel på dette skrev jeg om i en kronikk i Dagens Næringsliv i 2018: slik vil teknologi endre banktjenestene. Globalisering, digitalisering og forbrukerorientering driver frem bedre, raskere og billigere finansielle tjenester.

Rimelig teknologi levert som skytjenester gjør det praktisk mulig for enhver bedrift å tilby enkle banktjenester. Banknæringens historisk høye inngangsbarrierer rives ned, og bankene må posisjonere seg mot nye aktører som behersker data og har egne økosystemer.

Dagens digitalbank ligner i stor grad de papirbaserte kontoutskriftene vi tidligere fikk i posten. Selv om bankene har vært innovative, har vi ikke sett radikal innovasjon med dagens mobil- og nettbank.

Å sette strøm på papir er ikke god digitaliseringsstrategi. Derfor tror jeg bankene må tenke nytt og utvikle nye, sammenkoblede tjenester basert på finansteknologi og sikker datautveksling gjennom API. Om du vil vite mer om datadeling og sammenkoblede tjenester, les gjerne min tidligere post; hva er et API?

Tenke nytt

I en digitaliseringsstrategi er målet å styrke kjernevirksomheten ved å utnytte ny teknologi. Gjennom kontinuerlig utvikling og læring bygges nye kapabiliteter (evne til å produsere verdi) for å forbli relevant for kunder, brukere og eiere også i framtiden.

Teknologi gjør det altså mulig å skape verdi på nye måter, både for kunder, brukere og eierne. Men for å forstå og utnytte det fulle potensialet kreves nytenking om egen virksomhet. Dette gjøres ved å re-definere hvordan verdier skapes i selskapet, re-tenke verdikjeden, re-tenke kundekontakten, og som konsekvens av dette, re-bygge organisasjonen. I den rekkefølgen, og ikke starte med omorganisering. Det er en klassisk feil som desverre gjøres altfor ofte, med unødvendige konflikter og maktkamper som resultat.

Strategiprosess for å re-tenke verdiskapning (S.Gupta, HBR, 2019)

Dette krever godt lederskap for å lykkes, og som figuren over viser, er lederskap navet i strategiprosessen. Det er ofte her jeg kommer inn som rådgiver for å bistå i strategiutviklingen. Med min bakgrunn som teknolog og leder, faller det ofte naturlig å utfordre eksisterende antakelser og «sannheter» om både forretning og IT – på en konstruktiv måte. Jeg har erfart at de beste strategiene er enkle å forstå, med tydelig definerte mål som kan kommuniseres og omsettes i tiltak som skaper målbare resultater og effekter.

Om du vil vite mer om å re-tenke verdiskapning og Harvard modellen for strategiutvikling, har jeg skrevet en tidligere post om dette: hva er en digital strategi?

Nytt IT-system og Conways lov

Postet den av
2

Anskaffelse av et nytt IT-verktøy til en definert oppgave høres i utgangspunktet ganske enkelt ut. Men uten en klar forståelse av formålet med systemet og problemet som søkes løst, går det ofte dårlig. Manglende forståelse kan sågar forsterke problemet gjennom økt kompleksitet. Resultatet er bortkastet arbeid, frustrasjon og unødig sløsing av ressurser.

Behovene for nye IT-verktøy kan være forskjellig, men utfordringen er ofte er den samme: Mangelfull forståelse av hva som skaper verdi, medfører feil bestilling. Anskaffelsen blir dyr, og kostnadene øker i takt med antall involverte.

Verktøy illustrasjonsfoto av Matt Artz på Unsplash

Bærum kommune lærte dette på den harde måten da de anskaffet et nytt økonomisystem og gikk på en 100 millioner smell. Det nye økonomisystemet skulle koste rundt 40 millioner kroner, og når det kom på plass i 2016 – fire år etter planen – var regningen kommet opp i nesten 140 millioner kroner.  

Rotårsaken var ifølge en rapport fra kommunerevisjonen et forsøk på å modifisere et standardsystem slik at det minnet om det gamle systemet det skulle erstatte. Kommunerevisjonen mente de ekstremt kompliserte kravspesifikasjonene til økonomisystemet, et dokument på 700 sider, var en direkte årsak til 100-millionersmellen. Ifølge rapporten burde kommunen ha tilpasset organisasjonen til økonomisystemet. Ikke omvendt.

Dette var en dyrekjøpt erfaring og forhåpentligvis god læring for Bærum kommune som vi andre også kan lære noe av. Du finner en kortfattet oppsummering av saken her.

Det Bærum kommune gjorde er dessverre helt vanlig. Interessant nok skjer dette så ofte at fenomenet regnes som et «prinsipp» som har fått et eget navn; Conways lov. Denne «loven» sier at: Organisasjoners informasjonssystemer utformes, bevisst eller ubevisst, slik at de gjenskaper organisasjonsstrukturen. Prinsippet ble trolig først uttalt av programmereren Melvin Convay i 1967(!), og ble formulert som en «lov» i Conways navn på en konferanse året etter.

Tenk litt på det, og la det synke inn en liten stund. – Det er ganske nedslående. Conways lov kan forklare mange IT-skandaler, og den ufattelige sløsingen av ressurser slik atferd representerer. Den ubevisste atferden fremmer i hvert fall ikke innovasjon, og gjør det vanskelig å høste gevinster av IT.

Conways lov ser ellers ut til å også omfatte utvikling av organisasjoners nettsteder, hvor inndelingen av nettstedet har en tendens til å gjenspeile organisasjonskartet i stedet for å fokusere på hva brukerne faktisk ønsker å løse. Nok om det.

Så hvordan bør en gå fram for å anskaffe et nytt IT-system? Det jeg har lært, er at dersom en tar seg tid til å analysere hva systemet skal brukes til, og hva som søkes oppnådd, kan en formulere noen få, men tydelige behov. Disse kan så kommuniseres for å valideres og bekreftes. Først internt, for å bli enige om hva de faktiske behovene er på tvers av avdelinger og organisatoriske enheter. Deretter eksternt, til aktuelle leverandører. Risiko for misforståelser og feil reduseres, og sannsynligheten for at anskaffelsen blir vellykket øker. Her ligger også business-caset for å leie inn ekstern ekspertise i å analysere og formulere hva det faktiske behovet er, – og ikke er.

Min erfaring er at virksomhetsarkitektur er en nyttig metode for å forstå hva IT-systemer skal brukes til. Virksomhetsarkitektur er en strukturert metodikk som beskriver hvordan en virksomhet er organisert, hvordan arbeidsprosesser er satt sammen og hvordan IT-løsninger utnyttes for å produsere verdi for å nå forretningsmålene. Dette har jeg beskrevet i et tidligere innlegg: Verdien av virksomhetsarkitektur.

Innsikten fra arbeidet med virksomhetsarkitektur er direkte overførbart til å formulere behov for et nytt IT-system. Det sikrer en helhetlig forståelse, og reduserer risiko for sub-optimalisering som typisk skjer når en avdeling anskaffer et verktøy – til sitt behov, uten å ta innover seg at også andre avdelinger og funksjoner har avhengigheter og interesser i det nye IT-systemet, som må hensyntas.

Funksjonelle behov beskrives som «brukerhistorier», som typisk har denne oppbygningen: Som «rolle» trenger jeg «funksjonalitet» for å oppnå «effekt«.

For eksempel:

  • Som kunde trenger jeg å se om jeg har gyldig forsikring når jeg skal registrere en skade.
  • Som skadebehandler trenger jeg en definert prosess for å se hva jeg skal gjøre og hvilken informasjon og dokumentasjon jeg trenger for å behandle en skade.
  • Som kundeservice trenger jeg å søke i en kundedatabase for å finne kunder med gyldig forsikringspolise.

Slike brukerhistorier kommuniserer behov og ønsket effekt for interessentene. De bør ikke være for mange, og kan gjerne suppleres med prosesskart, suksessfaktorer og hvordan dette måles og rapporteres. Dette omtales gjerne som Key Performance Indicator (KPI).

I tillegg er det behov for at IT-systemet må kunne utveksle data med andre systemer gjennom standardiserte grensesnitt (API). Dette er kritisk viktig, og måten det gjøres på er en avgjørende faktor for om IT-systemet passer inn i virksomhetsarkitekturen og det strategiske målbildet. Dette har jeg skrevet om i et annet innlegg: Hva er et API?

Selve anskaffelsen er en formell prosess hvor en ber om tilbud gjennom «request for proposal» (RFP) i en anbudskonkurranse. Det beste tilbudet velges ut fra en helhetlig vurdering etter regler som er definert i konkurransegrunnlaget, som ofte er pris og kvalitet.

Slik jeg ser det, kan vi trekke følgende læring ut fra alt dette: Om du skal anskaffe et nytt IT-verktøy, vær oppmerksom på Conways lov og benytt virksomhetsarkitektur som metode for å unngå fellene så mange har gått i tidligere. For som Gro Harlem Brundtland så treffende sa: «Alt henger sammen med alt».

Fakturerbare timer til besvær

Postet den av
2

Betalingsgrunnlaget for å leie inn konsulenter, advokater og andre profesjonelle tjenesteytere er fakturerte timer. Fordi det er enkelt å måle og sammenligne timepriser i en anbudskonkurranse, er fakturerte timer blitt den vanligste prismodellen ved konsulentkjøp. Problemet er at det hindrer innovasjon og skaper interessekonflikt mellom kunde og leverandør. Det er ikke bærekraftig, og jeg mener vi trenger en ny prismodell for konsulenter og andre profesjonelle tjenester. Begrunnelsen får du i denne posten.

Det er flere problemer med dagens prismodellmodell, faktisk så mange at jeg har satt opp en liste over de viktigste:

  1. Det leverandøren vil ha mer av (timer), vil kunden ha mindre av.
  2. Det fokuseres på innsats (timer og kostnader), fremfor effekt og oppnådd gevinst.
  3. Leverandøren får mindre betalt om oppgaven effektiviseres og løses raskere.
  4. Kunden sitter som regel med all risiko, leverandøren har liten eller ingen risiko.
  5. Det er ingen belønning for innovasjon, siden leverandøren får betalt for medgått tid.
  6. Som effekt dyrkes en produksjonsmentalitet fremfor en mentalitet preget av innovasjon og nyskapning.

En av utfordringene i dag er at kostbare konsulenter i stor grad benyttes til daglige og enkle driftsoppgaver, og ikke til utviklingsarbeid og innovasjon. For produksjon bør kundene heller benytte egne ansatte eller vikarer, som er vesentlig rimeligere enn konsulenter. Dette har jeg forklart og begrunnet i et tidligere innlegg: Verdien av IT-rådgivning.

Så hva kan gjøres? Det enkle svaret er at vi trenger en ny prismodell for rådgivningstjenester, men hvordan den bør være er litt vanskeligere å svare på. Jeg drister meg likevel til et forslag, siden jeg tror åpenhet og deling er noe av nøkkelen for å løse problemet.

Illustrasjonsfoto av Diego PH på Unsplash

De første lyspærene ble laget for å vare i mange år. «Problemet» sett med produsentenes øyne var at det var dårlig butikk, fordi det ble solgt for få lyspærer. Derfor ble levetiden til lyspærene redusert for å skape behov i markedet. Det resulterte i god butikk, men også en lite bærekraftig forretningsmodell basert på bruk og kast. I dag anerkjennes manglende bærekraft som et voksende problem som må adresseres og løses. Heldigvis.

I en sirkulærøkonomi ønskes lengst mulig levetid for produktene, og materialene som benyttes skal være gjenbrukbare og resirkulerbare for å unngå overforbruk av råvarer. Sirkulærøkonomien kjennetegnes av innovative forretningsmodeller som fremmer kunde-tilgang fremfor eierskap til ressurser. Kunden betaler for bruk, gjennom å leie utstyr fra en profesjonell leverandør framfor å kjøpe det. Det kunden egentlig ønsker å kjøpe er effekten, ikke innsatsfaktoren.

I 2015 lanserte Philips «Lys som en tjeneste» i forbindelse med et samarbeid om den nye belysningen i terminalbygningene på Amsterdam Airport Schiphol. Lys som en tjeneste betyr at Schiphol betaler for lyset det bruker, mens Philips fortsatt eier alle installasjoner og inventar. Philips og installasjonspartneren Cofely er felles ansvarlige for systemets ytelse og holdbarhet, og til slutt dets gjenbruk og resirkulering etter endt levetid.

Ved å bruke energieffektive LED-lamper oppnås 50% reduksjon i strømforbruket i forhold til konvensjonelle belysningssystemer. Belysningsarmaturene som ble spesielt utviklet for Amsterdam Airport Schiphol er antatt å vare 75% lenger enn andre konvensjonelle armaturer. Armaturkomponentene kan byttes ut individuelt, noe som reduserte vedlikeholdskostnadene og medførte at bare enkelte deler av inventaret må resirkuleres ved utskiftinger og oppgraderinger.

Schiphol, Cofely og Philips laget i praksis en ny forretningsmodell for en mer bærekraftig belysning inspirert av prinsipper for sirkulær økonomi. Arbeidet var forøvrig en del av en omfattende renovering av terminalen som hadde som mål å øke passasjerkomforten og kapasiteten på Schiphol.

Jeg synes det er nærliggende å sammenligne endringsreisen Schiphol gjennomgikk med en digital transformasjon for en virksomhet, som er det jeg jobber med til daglig. Det interessante spørsmålet for vår problemstilling rundt fakturerbare timer blir dermed: Kan forretningsmodellen «Lys som en tjeneste» overføres til konsulentkjøp?

Jeg mener ja, og tror «rådgivning som en tjeneste» også kan hente inspirasjon fra sirkulærøkonomien, og en lignende forretningsmodell kan etableres. Det kan se omtrent slik ut: Mot et fast månedlig beløp får kunden tilgang til rådgivning og verktøy tilpasset kundens rammebetingelser, ønsker og behov. Det hadde vært ideelt om kunden kunne betalt for effekt og ikke innsatsfaktor, men inntil videre kan vi starte med å benytte smarte løsninger som skaper transparens og reduser unødvendig sløsing for begge parter.

Noen sentrale rammebetingelser må på plass. Både kunden og leverandøren har behov for forutsigbarhet over kostnader og ressursallokering, derfor må en tjenestekatalog som beskriver hva som kan bestilles og hvor mye det koster være på plass. Jeg tror mange vil foretrekke en relativt lav månedlig kostnad kombinert med høy fleksibilitet for når rådgivningen skal utføres. Det kan for eksempel være en avtalt pott på, la oss si 10 – 1000 timer i måneden, kombinert med tilgang til verktøy og innsikt i form av maler og dokumenter. Dersom timene ikke benyttes, overføres de automatisk til neste måned, og kan benyttes når kunden har behov og anledning til å motta rådgivning.

For fem år siden skrev jeg en kronikk om viktigheten av å kjenne kunden sin godt. Den bygget på en undersøkelse som blant annet avdekket at kunder generelt ønsker tjenester som er:

  1. Tilpasset personlige behov
  2. Lett å bruke
  3. Prisgunstig i forhold til alternativer

Disse tre punktene tror jeg også gjelder kunder for rådgivningstjenester. I samtaler jeg har hatt med mine kunder, har jeg i tillegg lært at det ikke alltid er nødvendig med skreddersøm og den mest kostbare tilnærmingen, for å løse et enkelt behov. Med denne innsikten vil jeg derfor foreslå fire nivåer av rådgivningstjenester, med forskjellig pris, hvor tjenesten er en predefinert miks som kundene kan velge mellom:

  1. Selvbetjening – til metoder og verktøy.
  2. Avlastning – til oppdatering og feilretting
  3. Juniorkonsulent – til kosteffektiv gjennomføring
  4. Seniorkonsulent – til prioritering og planlegging

En selvbetjeningsløsning vil gi kunden tilgang til innsikt, verktøy og maler for diverse dokumenter som kunden kan utarbeide selv, (eksempelvis om personvern eller andre regulatoriske krav). Jeg har faktisk hatt gleden av å jobbe sammen med et innovativt advokatselskap som tilbyr enkle advokattjenester som selvbetjening for kundene sine. Gjennom kundeportalen «min side» kan advokatfirmaets kunder (snart) sette opp enkle kontrakter, klager eller testamenter. Dette tenker jeg kan overføres til våre rådgivningskunder, ved at de selv utarbeider typiske dokumenter en IT-konsulent ville laget. Det kan i prinsippet være et hvilket som helst dokument, så lenge kunden har kompetanse til å fylle dem ut selv. Dersom kunden ikke har kompetansen, som ofte er situasjonen, er noe av poenget at kompetansen skal overføres til kunden, på kundens premisser. Dette vil en selvbetjeningsløsning passe utmerket til.

Avlastning vil som navnet antyder, gi kunden avlastning på enkle og godt definerte oppgaver. Dette vil typisk være oppgaver som er tidkrevende for kunden, men tar vesentlig kortere tid å utføre for en konsulent med relevant erfaring. Sopra Steria gjør faktisk dette i dag, for rutinepregede oppgaver knyttet til forvaltning (enkel feilretting og oppdatering) av applikasjoner. Det forutsetter en viss grad av standardiserte metoder for å løse oppgavene. En konsulent som utfører oppgaven hver dag, gjør det sikrere og raskere enn kunden. I denne kategorien kreves ikke en navngitt ressurs, og oppgaven kan utføres av ledige konsulenter med nødvendig kompetanse. Det er gunstig for leverandøren, fordi restkapasitet kan utnyttes og det gir begge parter forutsigbarhet og fleksibilitet.

En navngitt juniorkonsulent vil gi kunden tilgang til en dedikert person som tilfører kapasitet til å få oppgaven gjort raskt og kosteffektivt. Det forutsetter at oppgaven er tydelig definert og planlagt før arbeidet kan påbegynnes.

En navngitt seniorkonsulent gir kunden tilgang til en diskusjonspartner for planlegging og prioritering av oppgaver. For oppgaver preget av stor usikkerhet og kompleksitet kan det være lurt å diskutere problemstillingen med en erfaren rådgiver før en definerer løsningen. Det har forhåpentligvis historien med store, komplekse og mislykkede IT-prosjekter lært oss.

Bærekraft og sirkulærøkonomiske prinsipper vokser fram på stadig flere områder. Jeg mener vi som lever av å gi kundene våre gode råd, må selv ta i bruk disse prinsippene for å innovere tjenestene våre innen IT-rådgivning. Teknologien for å skape transparens og forutsigbarhet som gjør det mulig å redusere ressursforbruk hos begge parter finnes allerede.

Kanskje er det på tide å fornye forretningsmodellen for rådgivningstjenester?

Jeg tror åpenhet, deling og tillit mellom kunde og leverandør er veien å gå, og vi må starte nå. Derfor er vi i Sopra Steria allerede i gang med eksperimentering sammen med noen av kundene våre for å lære mer. Høres det interessant ut? Ta kontakt for å bli med!

Verdien av IT-rådgivning

Postet den av
4

Bruk av konsulenter er kostbart, men nyttig når kompetansen ikke finnes i egen virksomhet. Siden timeprisen er høy, bør det stilles krav til kvalitet og riktig bruk av konsulenter. Aftenposten avdekket kritikkverdig samrøre mellom PwC og Direktoratet for e-helse, som medførte at direktøren sluttet. En pågående debatt aktualiserer spørsmålet: Hvilke oppgaver bør IT-konsulenter benyttes til?

Innovasjon og effektiv ressursbruk

Kanskje var det derfor Aftenposten stilte finansminister Jan Tore Sanner spørsmål om konsulentbruk i Staten på generelt grunnlag. Finansministeren svarte; «konsulenttjenester benyttes blant annet for å ha midlertidig tilgang til oppdatert spisskompetanse, f.eks. i forbindelse med IKT-prosjekter.»

Sanner utdypet svaret: – «For staten, i likhet med kommuner og mange private virksomheter, vil det ikke være mulig eller bli svært dyrt å ha fast ansatte med all spisskompetanse som trengs i IKT-prosjekter. Generelt kan bruk av konsulenter bidra til innovasjon og effektiv ressursbruk i staten, og til å hindre budsjettoverskridelser på store investeringer.»

Jeg er enig med finansministeren. Men gevinster forutsetter god rolleforståelse og riktig bruk av konsulenter på områder som styrker kjernen og bygger for fremtiden. Da snakker vi om utviklingsoppgaver og tilførsel av spisskompetanse som utfyller og kompletterer egen kompetanse. Det jeg har erfart gjennom mange år som konsulent, er at rolleforståelsen og samspillet mellom konsulenten og oppdragsgiveren er avgjørende for å oppnå suksess.

En god rådgiver skal ikke bare løse oppdraget, men også utfordre oppdragsgiver i å formulere problemstillinger. Det sikrer fokus på å løse de riktige problemene, ikke bare fokus på å løse problemet riktig. Dette er omstridt, fordi noen betrakter konsulenter som rene leverandører og ikke rådgivere. Jeg opplever også at det er stor forskjell på konsulenter. Noen er «leverandører» som gjør en jobb på bestilling, mens andre er «partnere» som løser større oppdrag sammen, gjennom samarbeid i tverrfaglige team fra begge parter.

Tillit er et ord som staves likt begge veier, og en helt nødvendig forutsetning for vellykket IT-rådgivning. Jeg tror tillitsbaserte samarbeidsformer gir mer verdi for begge parter. Men tillit må bygges, og spørsmålet er hvordan? Jeg tror svaret kommer an på hvilke oppgaver vi som konsulenter blir satt til å gjøre. Som del av rådgivningen må vi faktisk bidra til dette selv. Det som er bra for kundene, er også bra for oss. Dessverre tenker ikke alle slik, noe saken med PwC og Direktoratet for e-helse demonstrerer.

Operasjonell og strategisk rådgivning

For å synliggjøre hva jeg tror er en god utnyttelse av IT-konsulenter, har jeg laget en firefeltstabell. (Ja, jeg liker firefelts-tabeller). Hvis vi deler inn oppgavene etter hvor komplekse de er og hvor stor effekt de har, får vi to akser. Den ene viser kompleksitet (lav – høy), og den andre viser effekt (lav – høy).

Effektiv bruk av IT-rådgivning

I feltet nede til venstre har oppgavene lav kompleksitet og lav effekt. Her mener jeg det er feil å bruke konsulenter med høy timepris. En bedre løsning vil være å la oppgavene ligge, omdisponere egne ressurser, eller leie inn en vikar fra et vikarbyrå. Dette vil være langt billigere, og mer kosteffektiv ressursbruk. Jeg har dessverre opplevd litt for ofte at veldig dyktige (og kostbare) konsulenter blir satt til enkle oppgaver, noe som ikke er bra for kunden eller konsulenten. Effektiv ressursutnyttelse er det definitivt ikke.

I feltet oppe til venstre har oppgavene lav kompleksitet og høy effekt. Det handler om punktvis forbedring, hvor kundene har behov for en spesifikk spisskompetanse. Her finner vi de aller fleste konsulentoppdragene. Typiske oppgaver er etablering og innføring av tiltak av typen «Lean» prosessforbedring, IT-rammeverk, informasjonssikkerhet, personverntiltak, anskaffelse av nye IT-systemer osv. For en konsulent med den aktuelle spisskompetansen, er oppgavene relativt enkle. For kunden er et oppdrag tidsavgrenset, har lav risiko, og kan avsluttes om det ikke gir de forventede effektene. Leveransen er ofte en rapport med noen anbefalinger. Så blir det opp til kunden å implementere tiltakene og realisere gevinster. IT-rådgivning i denne kvadranten er operasjonell, og gevinster er hovedsaklig knyttet til resultatmål.

I feltet oppe til høyre har oppgavene høy kompleksitet og høy effekt. Det handler om transformasjon fra en tilstand til en ny, og krever koordinerte endringer i teknologi, kompetanse, prosesser og organisasjon. Ofte samles disse prosjektene i en portefølje under ett strategisk program med et fiffig navn («Virksomheten 2.0» eller lignende), og havner i kategorien «digital transformasjon». De kjennetegnes av høy usikkerhet og risiko, fordi det er kostbart og vanskelig å forutse hvordan endring ett sted påvirker andre elementer et annet sted. Min erfaring er at det er nødvendig å bruke virksomhetsarkitektur som verktøy for å dele opp problemstillingen i mindre deler. Dette har jeg skrevet om i et tidligere innlegg: Verdien av virksomhetsarkitektur. Behovet for ledelse er åpenbart, og det har jeg også skrevet om i et tidligere innlegg: Daglig leders rolle i en transformasjon. IT-rådgivningen i denne kvadranten er strategisk, og gevinster knyttes til måloppnåelse av programmets effektmål og reduksjon av operasjonell risiko for virksomheten, ikke bare IT.

I feltet nede til høyre har oppgavene høy kompleksitet og lav effekt. Det handler om sanering av utdaterte systemer og integrasjoner som skaper unødvendig kompleksitet. Det har høy risiko, på grunn av kompleksitet som gjør det vanskelig å forutse konsekvens av å endre eller fjerne deler en ikke helt forstår, eller har oppdatert dokumentasjon over. Derfor unngår mange å sanere utdaterte IT-systemer, selv om de nok har en viss forståelse av at det bør gjøres. Teknisk gjeld bygges over tid, og må nedbetales før rentene løper løpsk. Effekten av renters rente gjør det nødvendig å sanere gammel IT-infrastruktur og utdaterte applikasjoner før den operasjonelle risikoen blir uakseptabel. Teknisk gjeld har jeg også beskrevet i et tidligere innlegg: Hva er teknisk gjeld? IT-rådgivning i denne kvadranten er strategisk og gevinster knyttes til reduksjon av operasjonell risiko.

Verdien av IT-rådgivning er stor for en kunde som ikke har spisskompetansen selv. Effekten av rådgivningen øker i takt med omfanget av endringer som iverksettes som resultat. Endringer er nødvendig for å gripe muligheter, men medfører også risiko.

Jeg mener en god operasjonell IT-rådgiver skal bidra til konkret, målbar forbedring innen et avgrenset område hos kunden. En god strategisk IT-rådgiver skal bidra til konkrete strategiske valg, og belyse muligheter og risiko knyttet til alternativene. IT-rådgivning skal bidra til å gjøre risikoen håndterbar for kunden slik at transformasjonen kan gjennomføres med en akseptabel risiko.

For å lykkes som IT-rådgiver, tror jeg det er viktig at vi tenker nytt for å utnytte det fulle potensialet i digital teknologi. Det betyr at vi må både forstå og utfordre eksisterende verdiskapning hos kundene våre på en konstruktiv måte. Det gjør vi gjennom en god dialog preget av relevant innsikt som resulterer i læring for både oppdragsgiver og rådgiver.

Å tenke nytt for å utnytte det fulle potensialet i ny teknologi har jeg også skrevet om i et tidligere innlegg: Hva er en digital strategi?

Hva er teknisk gjeld?

Postet den av
11

Teknisk gjeld er en metafor som fungerer godt til å forklare strategiske konsekvenser av valg i utvikling og anskaffelse av IT-systemer. Over tid vil mangelfull forståelse av slike konsekvenser resultere i operasjonelle utfordringer som hindrer effektiv måloppnåelse av strategiske mål. Derfor kan det lønne seg å se nærmere på hva teknisk gjeld er, og forstå hvordan den kan håndteres. Spesielt for virksomheter med ambisiøse mål og IT-systemer som ikke innfrir.

Renter på teknisk gjeld gir økte kostnader og hindrer vekst

Teknisk gjeld kan defineres som alt det uferdige, unødvendig kompliserte og utdaterte i IT-løsningen som hindrer oss i å drifte, forvalte og videreutvikle så effektivt som vi ellers kunne gjort.

Dette vet ledere som har en viss teknologisk forståelse, og det er i disse virksomhetene jeg ofte kommer inn som rådgiver, arkitekt og sparringspartner. For spørsmålet mange vil ha svar på er: Hvordan oppstår teknisk gjeld, og hva kan vi gjøre for å begrense omfanget? Her opplever jeg at det er store forskjeller hos ulike virksomheter. Noen toppledere og styremedlemmer er oppdatert og har kunnskap nok til å stille disse spørsmålene. Andre klarer ikke å sette ord på problemet, selv om de aner at det eksisterer.

Teknisk gjeld er gapet mellom nåværende IT-system/produkt og det som ansees å være nødvendig systemkvalitet for produktet, gitt formålet det benyttes til. Her trengs det litt mer forklaring på hva som menes med systemkvalitet.

Det er utviklet en standard modell for å evaluere produktkvalitet til en IT-løsning. (IEC/ISO 25000 Software and data quality). Kvalitetsmodellen benyttes til å bestemme hvilke kvalitetskarakteristikker som skal tas i betraktning når egenskapene til et IT-produkt vurderes. Dette omfatter blant annet interessentenes behov for funksjonalitet, ytelse, sikkerhet, vedlikeholdsevne osv. Kvalitetsmodellen kategoriserer produktkvaliteten i egenskaper og underegenskaper, som vist i tabellen under.

Evalueringsmodell for IT-systemkvalitet

I likhet med gjeld i penger, løper det renter på teknisk gjeld. Effekten av renters rente medfører et behov for å betale ned gjelden før den blir uhåndterlig stor. Men litt teknisk gjeld kan faktisk være positivt, for å komme i mål med en leveranse på tid og kost, for eksempel hensynet til å nå en frist. Det forutsetter at ansvarlige ledere vet hva de gjør og tar tak i den tekniske gjelden på en systematisk måte etter prosjektet er levert. Her syndes det ofte, blant annet på grunn av manglende kunnskap om systemkvalitet.

Opparbeidelse av teknisk gjeld kan være utilsiktet eller foregå med vitende vilje. Videre kan teknisk gjeld betraktes som et resultat av handlinger med eller uten innsikt. Jeg velger å kalle det innsiktsløst og innsiktsfullt. Dette gir oss to akser (tilsiktet – utilsiktet), og (innsiktsløst – innsiktsfullt) som vi benytter i en firefelts-tabell. Av en eller annen grunn blir jeg lykkelig når komplekse ting kan brytes ned i slike firefeltstabeller.

Fire årsaker til hvordan teknisk gjeld oppstår

I feltet nede til venstre opparbeides teknisk gjeld tilsiktet og innsiktsløst. Det som er betegnende for slik atferd er «Vi har hverken tid eller råd til bedre løsningsdesign». Knapphet på tid og penger, kombinert med manglende forståelse av nytteverdien av arkitektur og design er dessverre en veldig vanlig årsak til at teknisk gjeld oppstår.

I feltet oppe til venstre opparbeides teknisk gjeld tilsiktet og innsiktsfullt. Det som er betegnende for slik atferd er: «Vi må levere nå, men starter med feilretting umiddelbart». Denne tilnærmingen brukes i stadig større omfang, og handler om kontinuerlig leveranse og kontinuerlig forbedring av kode i IT-produktet. For å få dette til, kreves blant annet automatisering av omfattende tester av nye kodelinjer for å unngå utilsiktede feil ved planlagte endringer. I dette tilfellet er teknisk gjeld kalkulert, og nedbetales kontinuerlig.

I feltet nede til høyre oppstår teknisk gjeld som konsekvens av handlinger som er innsiktsløs og utilsiktet. Rotårsaken er manglende kunnskap, og det som betegner slik atferd er «Hva er løsningsdesign og lagdelt arkitektur?». Jeg har sett dette hos virksomheter som har vokst kraftig, og hvor behovene for ytelse og skalering av IT-produktet har endret seg tilsvarende. Det som før var en tilstrekkelig IT-løsning, har virksomheten rett og slett vokst fra. Men den tekniske gjelden gjør videre vekst vanskelig.

Ofte kommer ikke problemene til overflateten før etter en tid, og omfattende strukturelle endringer må vurderes for løse problemene. For eksempel å skifte fundamentale deler av løsningsarkitekturen som nytt kjernesystem. Dette er strategiske vurderinger som har høy risiko og krever styrebehandling. Det er gjerne slike vurderinger som blir bedre når en samarbeider med et konsulenthus som for eksempel Sopra Steria, siden selskapet kan tilby bredde og dybde av nødvendig kompetanse for å ta ned risiko i gjennomføringen av en digital transformasjon. Mange nisje-aktører kan gi råd og lage strategiplaner, men desverre er det betydelig færre aktører som har praktisk erfaring i å implementere planene. Det vet jeg, fordi jeg har møtt flere kunder med en fin glossy plan i PowerPoint, som ikke er gjennomførbar i praksis.

I feltet oppe til høyre, som er den kvadranten de fleste ønsker å befinne seg i, oppstår teknisk gjeld som konsekvens av handlinger som er innsiktsfull og tilsiktet. Rotårsaken kan forklares som læring underveis i prosessen med å ha anskaffet eller utviklet løsningen. «Nå forstår jeg hvordan vi burde gjort det» uttrykker en evne til refleksjon og læring som er forbilledlig og bør fremdyrkes i alle lærende organisasjoner. Det er også et viktig argument for smidig tilnærming – i motsetning til omfattende planer og store IT-prosjekter som for eksempel prosjekt Akson som skal anskaffe felles journalsystem for kommunene.

Begrepet teknisk gjeld ble først lansert av Ward Cunningham i 1992. Martin Fowler utypet senere begrepet og beskrev de fire kvadrantene for hvordan gjelden oppstår. Begge er medforfattere av Agile manifesto – opphavet til smidig bevegelsen, som nå er et fremvoksende tankesett for å fremme innovasjon i virksomheter. Dette vil jeg skrive mer om i et senere innlegg.

Om du lurer på hvorfor jeg bare har skrevet om løsningsarkitektur og ikke har nevnt hvordan det henger sammen med virksomhetsarkitektur, er det fordi at det har jeg skrevet om i et annet innlegg: Verdien av virksomhetsarkitektur.

Avfall Norges veikart for digitalisering

Postet den av
1

Fredag 26. februar 2021 var jeg gjest hos Avfall Norge for å snakke om digitalisering av bransjen på et webinar. Bransjen gjør avfall om til råvarer, som er helt nødvendig om Norge skal nå de ambisiøse målene om materialgjenvinning: 65% innen 2035. Det synes jeg er inspirerende å bidra til.

Digitaliseringsløft

Bransjen trenger et digitaliseringsløft for å utnytte de teknologiske mulighetene for å bidra til det grønne skiftet, mot en bærekraftig sirkulærøkonomi. Jeg var så heldig å få lov til å lede arbeidet med å komme i gang med digitaliseringsløftet. Et samarbeid i regi av Avfall Norge ledet fram til et veikart for digitalisering av avfalls- og gjenvinningsbransjen. I et intervju den 13 desember 2019 beskrev jeg oppdraget og vår tilnærming til digitaliseringsløftet.

Bransjeorganisasjon for Avfalls- og gjenvinningsbransjen

Jeg lærte mye av å jobbe sammen med dyktige mennesker i bransjen da vi laget veikartet for et år siden. Blant annet avfallspyramiden, som viser prioriteringene i norsk og europeisk avfalls- og gjenvinningspolitikk.

Avfallspyramiden

Veien til et sirkulærøkonomisk lavutslippssamfunn er lang, og det kreves nytenkning for å utnytte det fulle potensialet av teknologi. Hvordan tenke nytt, har jeg skrevet om i innlegget hva er en digital strategi? I tillegg kreves aktiv deling av data på tvers av bransjer for å lykkes, noe jeg skrev om i innlegget hva er et API?

Digitaliseringsløftet skal bidra til en sirkulær økonomi og økt bruk av resirkulerte råvarer gjennom blant annet deling av data.

Et godt utgangspunkt er å starte med en tydelig definisjon av hva digitalisering betyr for bransjen. Digitalisering er transformasjonen fra at IT er et støtteverktøy til det blir en del av bransjens DNA. Det betyr at forretningsmodeller, virksomheter og prosesser er designet for å utnytte dagens og morgendagens teknologi.

Styrke kjernen og bygge for fremtiden

Digitalisering er datadrevet innovasjon, og gjort riktig for bransjen vil det både styrke kjernen i dagens virksomhet og bygge evne til å utvikle nye tjenester for fremtiden innen avfallsinnsamling, materialgjenvinning og distribusjon for på sikt å kunne realisere visjonen om en sirkulær økonomi. Avfalls- og gjenvinningsbransjen skal digitalisere for å nå mål, skape verdi og lønnsomhet for seg selv, kunder, innbyggere og eiere. Digitalisering er ikke et mål i seg selv, med et virkemiddel for å produsere dagens tjenester på en bedre måte, og utvikle nye inntektsgivende tjenester i takt med endringer i kundenes behov og preferanser. Teknologisk utvikling er en viktig driver.

Avdekke behov og skape verdi med data

Digitalisering skal bidra til å avdekke behov og skape verdi mer effektivt og helhetlig gjennom bruk og analyse av data, som kobles sammen fra flere kilder. Avfalls- og gjenvinningsbransjen bør derfor utvikle seg til å bli mer kundeorientert, bruke data og ta flere datadrevne beslutninger for å nå målene for vekst og lønnsomhet i en sirkulær økonomi.

Hvorfor veikart?

Målet med veikartet er å samordne og inspirere bransjen i et samfunn som digitaliseres. Hensikten er å sikre at bransjens verdiskapning bidrar til det grønne skiftet. Da må bransjen bidra til å endre samfunnets syn på avfall, og selskapene må unngå Kodak-fellen før det er for sent. Derfor må ledere i de enkelte selskapene i bransjen forstå hva digitalisering er, for å møte forventningene fra innbyggerne, utnytte mulighetene og unngå truslene.

Veikartets funksjon er å samordne de enkelte selskapenes egen digitale strategi, slik at den kan påvirke virksomhetsstrategien for de enkelte selskapene i bransjen. Altså det motsatte av tankegangen rundt en tradisjonell IT-strategi, hvor IT får oppdrag av forretning. Dette har jeg forklart i et annet innlegg; IT-lederens nye rolle. Bare slik kan det fulle potensialet som ligger i ny teknologi utnyttes. Dette er noe digitale ledere vet, og en viktig del av jobben min som konsulent går ut på vise forretningsmuligheter og unngå trusler teknologi representerer for dem og selskapene deres. Dette har jeg skrevet om i innlegget: Daglig leders rolle i en transformasjon.

Det er også en annen grunn til at samordning og samarbeid er viktig. Fordi bransjen i dag preges av store forskjeller:

  • Digital modenhet. De beste har begynt på reisen til å bli kundeorientert og datadrevet. Mindre selskaper har ikke muskler til å gjøre store investeringer.
  • Forretningsmodell. Husholdningsavfall samles inn etter lovregulert selvkostprinsipp. Næringsavfall samles inn i et konkurranseutsatt marked.
  • Teknologisk arv. Noen har gamle og andre har nye IT-systemer. Tidligere investeringer i teknologi legger premisser og begrensninger for hva som er mulig å få til.
  • Geografi. Logistikk i byene og på landet byr på ulike begrensninger og muligheter. Innsamlingsruter på inntil 50 mil er utfordrende i seg selv.

Gevinstpotensialet i digitalisering er stort. Det dreier seg overordnet om mer tilpassede tjenester, forbedret innsamling og bedre produkter som vist i figuren under.

Gevinster av digitalisering

Forutsetningen er gode data, og en kulturendring i bransjen for å kunne utnytte det store potensialet som ligger i digitalisering. Basert på det jeg har lært gjennom samarbeid og diskusjoner med bransjens beste ledere og fagpersoner, tror jeg kulturendringen må inkludere tre sentrale prinsipper:

  • Sett kunden i sentrum
  • La data gjøre mer av jobben
  • Eksperimenter mer for å lære

Målbildet for bransjen består av fire elementer: Kundeorientering, operasjonell effektivitet, forretningsmodell og en samordnet og integrert arkitektur som muliggjør innovasjon.

Målbilde for avfalls- og gjenvinningsbransjen

Målbildet er inspirert av forskningen til Westerman, G., Bonnet, D., & McAfee, A. (2014). Leading Digital: Turning Technology Into Business Transformation. Arkitkturen viser hvordan bransjen kan samordne og standardisere prosesser, data, applikasjoner og IT-infrastruktur. Dette har jeg også skrevet om i innlegget: Verdien av virksomhetsarkitektur.

Jeg lar meg inspirere av fremsynte ledere i bransjen som har jobbet videre med digitalisering, i tråd med veikartet Avfall Norge fikk utarbeidet sammen. Godt lederskap, samarbeid og vilje til å dele er et utmerket utgangspunkt for å gi bransjen et digitaliseringsløft. Så tror jeg at vilje og evne til transformasjon vil være avgjørende for om bransjen lykkes. Dette vil jeg skrive mer om senere.

Du kan laste ned veikartet her.

Hva er et API?

Postet den av
6

De tre bokstavene brukes stadig oftere, og ikke lenger bare av teknologer. Nesten alle som har en mening om digitalisering snakker om API. Men hva er egentlig et API, og hvilken nytteverdi har det? Det er disse to spørsmålene jeg vil besvare i denne posten.

Med API menes et standardisert grensesnitt for utveksling av data. Fra engelsk Application Programming Interface (API). Problemet det løser er at data har vært fanget inne i applikasjoner bygd for et spesifikt formål. Vi har i dag egne IT-systemer for HR, lønn, regnskap, fakturering, kundeoppfølging (CRM) og produksjon (ERP). Som ikke snakker med hverandre. Derfor registreres samme data, flere ganger, i forskjellige systemer. Enten gjennom manuell inntasting, eller overføring av filer på diskett eller minnepinne. Så nytteverdien av å koble sammen applikasjoner som brukes internt i en virksomhet synes åpenbar.

Men det virkelig store potensialet ligger i å gå ett skritt videre; å integrere applikasjoner eksternt, utenfor egen virksomhet. God informasjonssikkerhet og tilgangskontroll er en forutsetning for å gjøre dette. For når du åpner en inngangsport (API Gateway) til dine data, trenger du å ha stålkontroll på hvem som får tilgang til hva, og hvilke rettigheter de skal ha for å opprette, lese, oppdatere eller slette data. Teknologien som muliggjør dette eksisterer i dag, og kalles en integrasjonsplattform (API management system). Med identitets- og tilgangsstyring som en tjeneste eller del av plattformen. Men det er enda et godt stykke igjen før vi kommer dit at hele samfunnet er sammenkoblet, på tvers av sektorer og virksomheter, gjennom API.

Når jeg skal forklare nytteverdien og mulighetene datadeling gjennom API gir, bruker jeg ofte denne figuren:

Data er en ressurs som kan og bør gjenbrukes

Start med offentlig tilgjengelig data, fra nasjonale fellesløsninger som for eksempel Folkeregisteret, Matrikkelen eller Enhetsregistret. Digitaliseringsdirektoratet har laget en oversikt over tilgjengelige løsninger her. Det er dumt å registrere data som allerede finnes fra før, en gang til. Ikke bare fordi det er bortkastet arbeid, men også fordi det øker risiko for feil. Datakvaliteten blir dårligere når for eksempel samme person står oppført flere ganger på grunn av stavefeil, med eller uten mellomnavn, tidligere adresse og lignende årsaker som fører til dårlig datakvalitet.

Trinn to handler om å produsere egne data til eget bruk. Det er her de fleste er i dag, med IT-systemer som er designet til et bestemt formål. De sammenlignes ofte med «siloer», eller «monolitter». Men det er også behov for å skaffe nye data, fra ting som er tilkoblet nettverk (Internet of Things). Et eksempel er avfallsbeholdere med sensor som varsler når fyllingsgraden når et forhåndsdefinert nivå. Det gir avfallsselskapet mulighet til å planlegge tømmingen og optimalisere innsamlingsruten.

Trinn tre handler om å koble data fra flere kilder for å få ny innsikt. Til å gjøre den jobben bruker vi en integrasjonsplattform for sammenkobling og analyseverktøy for å omsette data til informasjon, kunnskap og læring. Å gå fra historisk rapportering av hva skjedde? Til spørring i sanntid hva skjer? Til prediksjon av hva kommer til å skje? er superspennende og høyaktuelle problemstillinger hos mange av kundene jeg samarbeider med.

Trinn fire handler om å gjøre våre data tilgjengelig for andre. Data, som ikke må være konfidensielle, både kan og bør gjenbrukes. Verdien av dataene øker ved gjenbruk, uten å forringes. I motsetning til andre råvarer blir oppbrukt. Men her trengs det nye forretningsmodeller som fanger verdien av data, slik at tilbyderen får en kompensasjon av kjøperen. Det finnes teknologi i dag for mikrobetalinger som kan anvendes til dette formålet. En mikrobetaling er som navnet antyder et veldig lite beløp som overføres i en transaksjon mellom to parter. Transaksjonskostnadene må også være tilsvarende små, om betalingsløsningen skal være bærekraftig. Datafrigjøring skrev vi en kronikk om i 2019: Frigjør våre data for en kollektiv innovasjonskraft. Personlig tror jeg dette er en forutsetning for å høste gevinster i en helt annen skala enn det vi gjør i dag. Det synes jeg er så viktig og interessant at jeg vil følge opp dette temaet i senere innlegg.

Trinn fem handler om å samle inn data for andre enn oss selv. Et eksempel jeg bruker ofte er avfallsselskaper, som dekker et geografisk område regelmessig med bilene sine. Bilene som samler inn avfall, kan bruke sensorer for å knytte kunden til avfallsbeholder, måle vekt, volum, og kvalitet på avfallet. Men hvorfor kan ikke den samme bilen like gjerne ha andre sensorer som måler veiers beskaffenhet, luftkvalitet, hus som står tomme og andre ting av interesse som kan fanges opp? Data, som samles inn lovlig og anstendig, blir en råvare til innovative tjenester. Her er det utrolig mange muligheter for tjenesteinnovasjon og næringsutvikling. Det kommer jeg tilbake til i et senere innlegg.

For de teknisk interesserte er det REST API som regnes for standarden. REST står for REpresentational State Transfer. Når et REST API kalles, vil serveren overføre en representasjon av tilstanden av den etterspurte ressursen. Dette kan være skrevet i Javascript Object Notation (JSON), eXtensionable Markup Language (XML) eller HyperTekst Markup Language (HTML) format. Med andre ord samme format som vi bruker til surfing på internett. Vi lærer oss selvbetjening, og etterhvert vil vi forvente økt funksjonalitet og tilgang til mere data. Muliggjort av API.

Les også verdien av virksomhetsarkitektur.

Verdien av virksomhetsarkitektur

Postet den av
11

En av utfordringene med transformasjoner er å få det nye til å fungere med det gamle på en elegant måte. Virksomhetsstrategien beskriver en visjon, mål og veien dit, og en digital strategi beskriver hvordan utnytte muligheter og unngå trusler ny teknologi introduserer. For mange oppstår problemet når visjonen skal omsettes til praktisk handling, og kompleksiteten i prosesser, teknologi og organisasjon trer fram. Det vokser fram et behov for struktur og orden i kaoset. Det er viktig å forstå hvordan endring et sted påvirker deler av virksomheten et annet sted. Fordi utilsiktede feil ved planlagte endringer er en av de vanligste årsakene til driftsstans. Dette utgjør en betydelig risiko for de fleste virksomheter som produserer produkter eller tjenester.

Det er som regel her jeg kommer inn for å gi råd og hjelpe kunder med virksomhetsarkitektur. Virksomhetsarkitektur er en strukturert metodikk for å identifisere hvilke endringer som må gjennomføres for å nå forretningsmålene. Det handler om å forstå hvordan virksomheten er satt sammen, og deretter dele oppgaven med å endre den i håndterbare deler. Nesten som legoklosser.

Jeg bruker ofte Havnekontorhuset i Antwerpen, som er bygget i neo-futuristisk stil som illustrasjon når jeg skal forklare verdien av virksomhetsarkitektur til ledergrupper og styremedlemmer.

Havnekontorhuset i Antwerpen (Illustrasjonsfoto av Helene Binet)

For å bygge noe nytt, som har en viss grad av kompleksitet, må man forstå arkitektur og lage en plantegning. Til det trenger vi en arkitekt som tegner opp hvordan prosesser, systemer og infrastruktur henger sammen. Først som en skisse, deretter mer detaljert.

Plantegning fra Saha Hadid Architects

Virksomhetsarkitektur beskriver hvordan en virksomhet er organisert, hvordan arbeidsprosesser er satt sammen og hvordan IT-løsninger utnyttes for å produsere verdi. Virksomhetsarkitektur er tett koblet til strategi gjennom mål og målbilder.

Løsningsarkitektur beskriver hvordan applikasjoner sikrer effektiv informasjonsdeling mellom mennesker og maskiner. Løsningene leveres som regel av forskjellige leverandører.

Arkitekturen kan deles inn i flere lag (forretning, informasjon, applikasjon, og teknologi). Sikkerhetsarkitektur og arkitekturstyring er gjennomgående for alle lagene, og sørger for at de henger sammen.

Sammenheng mellom strategi, virksomhetsarkitektur og løsningsarkitektur

Virksomhetsarkitekten har ansvar for å utvikle målbilder og handlingsplaner basert på virksomhetsstrategien og overordnede mål. Her kommer jeg ofte inn for å bidra, for det er utfordrende å lage gode arkitekturmålbilder som kommuniserer bra. Uten gode målbilder, blir gjennomføringen vanskeligere og sannsynligheten for feil og misforståelser tilsvarende stor.

En annen utfordring jeg har sett og som går igjen hos mange jeg har samarbeidet med, er å få synergi mellom alle utviklingsprosjektene. Derfor må virksomhetsarkitekten i prosjektsammenheng bidra til at løsningsarkitekturen i prosjektet (ofte produktutvikling) ikke bryter med det helhetlige målbildet for virksomheten. Virksomhetsarkitekten bør derfor være med i den tidlige vurderingen av ideer og prosjektforslag, og følge opp prosjekter underveis. Men desverre glipper det ofte i en hektisk operasjonell hverdag. Dette vil jeg skrive mer om i senere innlegg.

Er du virksomhetsarkitekt? Da vil jeg gjerne lære om din opplevelse av å bli involvert i porteføljestyring og strategisk ledelse.

Les gjerne mer om IT-lederens nye rolle og daglig leders rolle i en transformasjon.

Ledelse av en transformasjon

Postet den av
6

Behovet for godt og tydelig lederskap i en digital transformasjon er åpenbart. Fordi det er en dyptgående endring som medfører stor usikkerhet, for både eiere, ledere og medarbeidere. Administrerende direktør (CEO) er i rollen som øverste leder beslutningstaker og ansvarlig for å nå produksjonsmålene med virksomhetens tilgjengelige ressurser. Men daglig drift stjeler ofte tid fra strategi og nødvendig omstilling. Så spørsmålet mange stiller seg er: Hvilken rolle skal daglig leder ta i en transformasjon?

En daglig leder sa nylig til meg: «Jeg føler meg som han som sitter i hundesleden og blir dratt fremover uten å ha styringen. Jeg vil ha styringen tilbake til mannen i sleden.» Det var mens vi diskuterte implementering av selskapets digitale strategi at hjertesukket kom.

Illustrasjonsfoto fra Rovaniemi Finland

Jeg syntes metaforen er god, og har sympati med dem som føler det slik. Men jeg tror ikke mannen i sleden får styringen tilbake uten videre. Jeg tror han blir nødt til å omstille seg selv, gå ut av sleden, lære seg hvordan trekkselen fungerer, for å dra lasset sammen med resten av teamet. Jeg har lært at som leder går du først og viser vei, og at det er særlig viktig når sikten er dårlig og veien knapt synes eller eksisterer.

Andre daglige ledere jeg snakker med sitter med motsatt følelse. At de drar lasset alene, fordi mellomlederne ikke har tilstrekkelig teknologiforståelse til å se muligheter de selv ser. «Etter alle investeringene vi har gjort i nytt CRM system, brukes fremdeles Excel-ark i like stort omfang som før» var hjertesukket jeg fikk fra en annen daglig leder, også ganske nylig.

Jeg mener at daglig leder må lede og styre. Lederskap er personorientert, og styring er systemorientert. Lederskap handler om å ivareta medarbeidere, det sosiale og mellommenneskelige forhold. Lederskap bidrar til å angi retning, skape endring og sette mål. Styring er påvirkning som utøves indirekte blant annet gjennom formelle strukturer, formaliserte prosedyrer, rutiner og kontrollfunksjoner. Begge deler er nødvendig for å få ønsket effekt av transformasjonen. Det er ofte her jeg kommer inn som rådgiver, når en leder trenger en sparringspartner for å utvikle og forbedre egen ledelse eller styring.

Fra min tid i Forsvaret lærte jeg at ledelse handler om to grunnleggende ting; å løse oppdraget og ta vare på folkene sine. Det er noe alle ledere i Forsvaret lærer.

I kontekst av en digital transformasjon er oppdraget til daglig leder som regel gitt av eierne, representert ved styret: Gjennomfør forretningsstrategien og digitaliser det som er mulig for en bedre måloppnåelse. Som regel snakker vi om mål for produksjon, vekst, lønnsomhet, bærekraft, kundetilfredshet, medarbeidertilfredshet, omdømme, og/eller samfunnsoppdrag.

Som daglig leder må du ha tillit. Først og fremst hos oppdragsgiver (styret). Men en god leder har også tillit hos egne medarbeidere (ledergruppen). Tillit er et ord som staves likt, forlengs og baklengs. Kanskje er det noe symbolsk, siden tillit går begge veier; fra leder til medarbeider, og fra medarbeider til leder.

Jeg har erfart at god ledelse handler om lederens egenskaper og adferd i nært samarbeid i tverrfaglige team. Lederen skal være en god rollemodell som er oppriktig interessert i medarbeiderne og deres bidrag til å løse oppdraget og utvikle virksomheten.

Tillit er også fundamentet i oppdragsbasert ledelse, som etter min (og mange andres) erfaring gir de beste resultatene. «Fortell aldri hvordan medarbeiderne skal gjøre ting. Fortell dem hva de skal gjøre, og de vil overraske deg med sin oppfinnsomhet» er et sitat som er kreditert general George Patton. Gjennom frihet til å nå målene, vil medarbeiderne søke etter nye og bedre måter å løse oppdrag på. Delegering av myndighet er viktig og forutsetter gjensidig tillit.

Men frihet betyr ikke uten styring og alle gjør hva de vil. Det må være en struktur som sikrer felles forståelse av målet, hva som skal oppnås og hvorfor.

I en transformasjon kalles denne strukturen virksomhetsarkitektur, og gir daglig leder mulighet til å manøvrere endringer i prosesser og IT-løsninger på en helhetlig måte som understøtter strategien. Målet er å skape en integrert og samordnet virksomhetsarkitektur som muliggjør innovasjon. Her er spiller IT-lederen en viktig rolle.

Min rolle som konsulent er ofte å bidra til å lage et tydelig målbilde som kan kommuniseres til alle som skal omsette strategien til praktisk handling. Når effektmålene er formulert, uformes et arkitektur-målbilde, som viser overordnet hvordan kunder, verdiskapende prosesser og teknologi henger sammen. Å ha tydelige mål og målbilder er helt nødvendig for å lykkes med transformasjon. Dette vil jeg skrive mer om i et senere blogginnlegg.

Er du selv leder? I så fall vil jeg gjerne lære mer om hvordan du opplever transformasjonen av din virksomhet.

Les også om IT-lederens nye rolle

IT-lederens nye rolle

Postet den av
8

Det er mye som tyder på at digitalisering endrer IT-funksjonens rolle, fra støttehjul til drivhjul. Blant annet begrunnet av Ragnvald Sannes og Espen Andersen som definerer digitalisering som «transformasjonen fra at IT er et støtteverktøy i virksomheten til at det blir en del av dens DNA. Det betyr at forretningsmodell og -praksis samt organisasjon og prosesser er designet for å utnytte dagens og morgendagens teknologi.»

Er IT-funksjonen støttehjul eller drivhjul i din virksomhet?

Personlig har jeg erfart at metaforen «IT fra støttehjul til drivhjul» er kortere og fungerer godt når jeg skal forklare hva digitalisering er på en enkel måte til ledere og medarbeidere i ikke-digitale virksomheter. Uansett betyr digitalisering at IT-funksjonen blir, eller burde bli, mer sentral i innovasjon og tjenesteutvikling når virksomhetene tar grep gjennom en digital strategi. Dette trigger flere grunnleggende spørsmål som fortjener et ærlig svar rundt IT-funksjonen i egen virksomhet:

  • Hvor godt rustet er vår IT-funksjon til å støtte utviklingen av nye, bedre tjenester?
  • Er IT-funksjonen vår i posisjon til å innovere og utfordre oss i nye måter å jobbe på?
  • Hvordan får vi IT-funksjonen til å bli et drivhjul for innovasjon i vår virksomhet?

Disse spørsmålene kaster nytt lys på IT-lederen, som i mange virksomheter forsatt fyller rollen som leder av en støttefunksjon – ikke kjernevirksomhet. Det vil si på bakrommet, langt fra ekstern kundefront og forretningspraksis. En som ikke blir tatt med når de viktige strategiske beslutningene skal tas. Fordi han eller hun ikke har nok forretningsforståelse til å bidra. Eller fordi teknologikompetansen ikke er tilstrekkelig eller har gått ut på dato.

Men jeg har også møtt mange dyktige IT- og utviklingsledere med god teknologi- og forretningsforståelse, som ikke blir hørt eller når frem i egen organisasjon. På grunn av innarbeidet kultur. Selv om de har gode ideer, basert på praktisk erfaring og innsikt, om hvordan re-tenke virksomheten, verdikjeden, og kundekontakten, slipper de rett og slett ikke til. Dette kan være utrolig frustrerende for en IT-leder eller -medarbeider med den sjeldne kombinasjonen av både forretningsforståelse og teknologiforståelse. I en og samme person. Vi snakker om verdifull innsikt som ikke utnyttes slik den burde, og det er alvorlig. For det er dette digitalisering handler om; å utnytte mulighetene i teknologi for styrke kjernevirksomheten, som vil si å produsere tjenester raskere, bedre, billigere og sikrere.

Basert på det jeg har oppled og studert, tror jeg IT-lederens nye rolle vil kreve mer:

  • Fokus på virksomhetens forretningsmodell og -praksis for å utfordare og re-tenke hvordan teknologi utnyttes for å skape verdi
  • Kompetanse på verdiskapningen og kjernevirksomheten i egen organisasjon for å kunne vise teknologimuligheter
  • Involvering med eksterne kunder som en partner og ikke bare som en leverandør til forretning
  • Produksjon av innovasjon og nye forretningstjenester, ikke bare IT-tjenester.

Betrakter du IT-funksjonen i din virksomhet i dag som støttehjul eller drivhjul? Skriv en kommentar eller klikk her for å stemme i en høyst uformell undersøkelse.

Er du selv IT- leder? Da vil jeg gjerne lære om du blir lyttet til eller holdt utenfor. Skriv en kommentar eller epost.

Er du leder, men ikke for IT? Da vil jeg gjerne lære om din holdning til IT-lederens rolle som innovatør og utfordrer i å re-tenke virksomheten. Dette er jo tross alt – en blogg for læring!