Verdien av IT-governance

IT-governance handler om virksomhetsstyring av informasjon og teknologi for å skape forretningsverdi. Det er nødvendig siden IT har liten verdi i seg selv, men er et effektivt middel til å oppnå virksomhetsmål som typisk dreier seg om produksjon av produkter eller tjenester. Derfor må IT innrettes etter kunde- og forretningsbehovet.

Det er her IT-governance kommer inn og skaper verdi, om det gjøres riktig. I beste fall blir IT et nøye tilpasset verktøy som både kan fornye, forenkle og forbedre virksomheten. Men det er ikke så lett som det kan høres ut, og denne posten handler om hvorfor det er utfordrende og hva som kan gjøres for å forbedre virksomhetsstyringen av IT.

Utfordring 1: Ansvaret overlates til IT

For mange er IT synonymt med IT-avdelingen, altså den organisatoriske enheten med hovedansvar for informasjonsteknologi. En klassisk feil har vært å overlate ansvaret for virksomhetsstyring av IT til nettopp IT-avdelingen.

Problemet er ofte at IT-avdelingen mangler forutsetning til å forstå hvilken informasjon de ulike forretningsenhetene produserer og konsumerer. For IT-avdelingens generelle kunnskap om teknologi er ikke tilstrekkelig, når forretningsenhetene etterspør forretningskritisk informasjon i sann tid med høy datakvalitet.

Resultatet blir ofte et større fokus på teknologi enn (forretningskritisk) informasjon. Denne problemstillingen er godt kjent blant dem som jobber i grensesnittet mellom forretning og IT. Effekten blir som regel en gjensidig frustrasjon og økt avstand mellom IT og forretningsenhetene.

Utfordring 2: Forretningsenheter styrer selv

I en hektisk operasjonell hverdag er det fort gjort å ta noen snarveier. Det jeg ofte ser hos virksomheter jeg er inne som rådgiver, er at det mangler sentrale føringer og retningslinjer som skal sørge for helhetlige prosesser og løsninger på tvers av hele selskapet. Eller så fins de på papiret, men etterleves ikke i praksis.

I stedet for en helhetlig styrt og integrert virksomhetsarkitektur, er som regel strategien at hver forretningsenhet løser sine egne IT-behov selv. Det betyr i praksis at utvikling og anskaffelse av applikasjoner blir gjort desentralt, av ulike avdelinger, uten at det foreligger en helhetlig tilnærming og koordinering på tvers.

Effekten blir en suboptimalisering, hvor den enkelte applikasjonen løser kun oppgaver for den aktuelle forretningsenheten, selv om også andre forretningsenheter har behov for tilgang til samme informasjon. Dette er et vanlig problem, fordi informasjon som produseres i en forretningsenhet også burde brukes som input i en eller flere andre forretningsenheter.

Konsekvensen er at det anskaffes unødvendig mange applikasjoner (IT-systemer) med delvis overlappende funksjonalitet og kapasitet. Problemet er at disse systemene øker kostnader, kompleksitet og risiko for feil. Et annet problem er teknisk gjeld som oppstår når det gjøres snarveier i utvikling og anskaffelse av IT-systemer.

Utfordring 3: Informasjon fanges i datasiloer

I utgangspunktet høres det ut som en god ide og effektivt å la de ulike forretningsenhetene ta ansvar for hvert sitt IT-system, så lenge de har adskilte ansvarsområder og ikke trenger å utveksle data med hverandre. I en liten virksomhet kan dette fungere til en viss grad, men det skalerer ikke noe særlig godt når produksjonen vokser.

Utfordringen er at kritisk informasjon blir fanget i den enkelte applikasjon tilhørende hver sin forretningsenhet, omtrent som i en silo.

Det er et problem fordi etter hvert som bedriften vokser, oppstår det nye behov for å sammenstille data på tvers av organisatoriske enheter for en effektiv virksomhetsstyring. Det som tidligere kunne ordnes med manuelle prosesser for sammenstilling, blir etter hvert en flaskehals som tar for lang tid, og med økende risiko for feil i datagrunnlaget på grunn av – ja nettopp – manuelle rutiner.

De aller fleste lederne jeg kjenner, ønsker å bli mer datadrevet for å ta bedre beslutninger. Men utfordringen er at de enten mangler data, har dårlig kvalitet på data, og som konsekvens stoler de ikke på de dataene de har.

Som kjent blir datakvaliteten dårlig når samme data registreres flere ganger, i ulike systemer med forskjellige datamodeller. For eksempel navn på kunde, som staves feil, med eller uten mellomnavn, gammel eller ny adresse, osv.

IT er både informasjon og teknologi

Det er ikke lenger hensiktsmessig å skille mellom forretning og IT, slik det har vært vanlig å gjøre fram til nå. Fordi forretningsprosesser både konsumerer og produserer informasjon, blir både «forretning» og «informasjon» to sider av samme sak. Det betyr at samme informasjon kan være output i en prosess og input i en eller flere andre prosesser.

Da er det bedre å betrakte IT som all informasjon virksomheten oppretter, behandler og bruker for å nå sine mål, samt teknologien for å støtte dette i hele virksomheten.

IT må styres riktig for å høste gevinster

IT-governance kan oversettes til norsk som: virksomhetsstyring av informasjon og teknologi for å skape forretningsverdi. Virksomhetsstyring er en oppgave for styret og toppledelsen, ikke IT. Men siden IT-governance må være en integrert del av virksomhetsstyringen, er det nyttig å trekke styringslinjen fra styret ned til IT. Dette aktualiseres nå av den digitale transformasjonen mange virksomheter står ovenfor i dag. Det er ofte slik jeg kommer inn som rådgiver for ansvarlige ledere som trenger råd.

Slik bør det gjøres for å sikre at IT-styringen blir en integrert del av virksomhetsstyringen: Styret gir på vegne av eierne styringssignaler til administrerende direktør, som i samarbeid med ledergruppen sin utarbeider en digital strategi for virksomheten. Administrerende direktør delegerer ansvaret for daglig oppfølging til en Chief Digital Officer (CDO). Så må det defineres roller og ansvar for IT-governance og styringsprosesser på tvers av forretningsenhetene. En samordnet og integrert virksomhetsarkitektur som fremmer innovasjon er sentralt. Å få på plass detter, er typisk noe av det vi hjelper kundene våre med i rådgivningsoppdrag.