En IT-strategi er en plan som skal sikre at IT bidrar til måloppnåelse og verdiskapning for en organisasjon. De fleste virksomhetene har en IT-strategi i form av et dokument som er utviklet på et strategiseminar. Men alt for ofte havner strategien i en digital skuff, og mister dermed sin relevans.

Den vanligste årsaken til at IT strategien havner i en skuff, er at den ikke er tilpasset organisasjonens forutsetninger for å ta grep og gjøre nødvendige endringer. Som konsekvens blir det utfordrende å gjennomføre strategien og tiden går uten at nødvendige endringer blir gjennomført. Det er ofte her jeg kommer inn som rådgiver for å bistå.

En strategiprosess kan deles i to hoveddeler:

• Utvikling av strategien
• Gjennomføring av strategien

Utvikling av strategien bør involvere nøkkelpersoner som skal bidra til å gjennomføre strategien, slik at de får nødvendig eierskap og det engasjementet som er nødvendig for å lykkes. En god IT-strategi bør ikke være for omfattende, men gi svar på noen sentrale nøkkelspørsmål rundt hvilken ambisjon virksomheten har for IT, og hvordan IT skal bidra til å skape forretningsverdi.

En god IT-strategi bør gi en tydelig retning og inneholde følgende elementer:

1. Beskriv hvilke mål som skal oppnås
2. Gjør en prioritering av IT ressursene
3. Ta informerte teknologivalg
4. Porteføljestyring av prosjekter og produkter
5. Organisering av IT-funksjonen
6. Tilrettelegg for innovasjon og verdiskapning
7. Kommuniser pro-aktivt med interessenter

La oss se nærmere på hvert av de sju punktene strategien bør omhandle.

1. Beskriv hvilke mål som skal oppnås

Du må ha et forhold til to typer mål når du skal lage en IT-strategi; forretningsmål og IT-mål. Forretningsmålene er gitt av eierne gjennom selskapets styre. IT-målene utformer du i IT-strategiprosessen slik at de understøtter forretningsmålene.

Forretningsmål sier noe om hva som ønskes oppnådd. Disse målene er ofte av økonomisk, operasjonell eller strategisk karakter. For eksempel kan forretningsmål være å øke omsetningen, forbedre kundetilfredshet, utvide markedsandel, lansere nye produkter eller tjenester, redusere kostnader eller oppnå visse operasjonelle effektivitetsmål.

IT-mål utformes for å støtte organisasjonens forretningsmål, og en sentral del i utforming av en IT-strategi. Eksempler på IT-mål kan være å forbedre IT-sikkerheten, effektivisere drift av IT-infrastruktur, implementere ny teknologi for å automatisere prosesser, forbedre kundeservice gjennom digitale løsninger, og tilrettelegge for bedre dataanalyse og beslutningstaking.

Forretningsmål og IT-mål må henge godt sammen, og det er viktig at IT-målene reflekterer behovene til forretningen og støtter organisasjonens langsiktige visjon. Når IT-strategien utvikles, må det identifiseres IT-mål som sikrer at IT-initiativer og investeringer er rettet mot de riktige områdene og gir konkrete fordeler for organisasjonen.

2. Gjør en prioritering av IT-ressurser

Strategien må si noe om hvordan tilgjengelige IT-ressurser skal forvaltes for å oppnå målene som er satt. Ressursene kan deles inn i tre områder; mennesker, penger og teknologi.

• Mennesker
  Strategien bør identifisere nødvendige ferdigheter og kompetanse for å anskaffe, utvikle og forvalte IT tjenester. Den bør også si noe om hvordan dere skal rekruttere, lære opp og utvikle IT-personell for å møte nåværende og fremtidige krav. Det er ikke hensiktsmessig å gjøre alt selv, og derfor bør dere også vurdere utkontraktering av oppgaver eller tjenester som en del av strategiutviklingsprosessen.
• Penger
  En IT-strategi må ha et IT-budsjett, siden det sier noe om hvor mye penger som skal tildeles IT-prosjekter, drift, vedlikehold, infrastruktur og andre aktiviteter. IT-investeringer må vurderes basert på forventet avkastning, strategisk betydning og risikovurdering. Det bør også beskrives hvordan kostander overvåkes og justeringer gjøres innen budsjettrammene.
• Teknologi
  Strategien bør inneholde en vurdering av eksisterende IT-infrastruktur og behov for oppgraderinger eller utskiftninger. Det bør også fastsettes en balanse mellom å opprettholde eksisterende systemer og infrastruktur på den ene siden, og investeringer i nye systemer levert som sky-tjenester på den andre siden.

Prioritering av ressurser krever en nøye balanse mellom kortsiktige og langsiktige mål, samt en kontinuerlig vurdering av endrede forretningsbehov og teknologiske fremskritt. Det er også viktig å være fleksibel og kunne tilpasse ressursene i henhold til skiftende markedsforhold og endringer i forretningsmessige prioriteringer.

3. Ta informerte teknologivalg

Teknologivalg er en kritisk del av en IT-strategi, siden det innebærer å identifisere, evaluere og velge de riktige teknologiene som best passer organisasjonens behov og mål. Teknologivalg handler om å velge nye verktøy, løsninger og plattformer som vil bidra til å øke verdiskapningen i selskapet. Ny teknologi må fungere sammen med eksisterende arkitektur og bidra til forbedret ytelse, sikkerhet og kunne skaleres etter behov.

Dette bør du vurdere rundt teknologivalg i en IT-strategi:

• Forretningsbehov og mål
  Start med å forstå organisasjonens nåværende og fremtidige forretningsbehov for å sikre at teknologivalg støtter strategiske valg. Deretter identifiserer du områder der teknologivalg kan bidra til forbedre effektivitet, kundeservice, innovasjon eller konkurranseevne.
• Skalerbarhet og fleksibilitet
  Vurder om teknologiene kan skalere for å håndtere vekst i data, trafikk og brukerbehov. Deretter velger du teknologier som er fleksible nok til å tilpasse seg endringer i organisasjonens behov og bransjens trender.
• Interoperabilitet og integrasjon
  Velg teknologier som enkelt kan integreres med eksisterende systemer og tjenester for å skape en sømløs arbeidsflyt. Sørg for at valgte løsninger støtter standardiserte protokoller og API-er for enkel samhandling med andre systemer.
• Sikkerhet og personvern
  Prioriter teknologier som tilbyr høy grad av sikkerhet og beskyttelse mot cybertrusler. Videre bør du vurdere personvernkrav og generelle krav til informasjonssikkerhet for å sikre at valgte løsninger overholder relevante lover og standarder.
• Kostnadseffektivitet
  Vurder total cost of ownership (TCO) for teknologiene, inkludert anskaffelseskostnader, implementeringskostnader og vedlikeholdskostnader. Deretter vurderer du langsiktige økonomiske fordeler ved valgte teknologier.
• Brukervennlighet og opplæring
  Vurder brukervennlighet og brukeropplevelse for å sikre at teknologiene kan enkelt tas i bruk av ansatte og kunder. Deretter planlegger du opplæring og støtte for å hjelpe brukerne med å utnytte teknologien til fulle.
• Teknologisk modenhet og innovasjon
  Vurder modenheten til teknologien, inkludert tilgjengelig støtte, oppdateringer og felleskap, for å minimere risiko. Utforsk deretter innovative teknologier som for eksempel generativ kunstig intelligens, maskinlæring, blokk-kjeder, og tingenes internett.

Valg av teknologier bør alltid være i tråd med organisasjonens overordnede strategi og mål, samtidig som det tar hensyn til den raske utviklingen av teknologilandskapet og muligheter for konkurransefortrinn. Det er viktig å gjøre grundige analyser og konsultere med eksperter for å ta velinformerte teknologivalg. Dette er typiske spørsmål jeg møter som rådgiver.

4. Porteføljestyring av prosjekter og produkter

En IT-strategi må inkludere en oversikt over planlagte eller pågående IT-prosjekter, deres prioriteter, tidsplaner og budsjett. Dersom hele eller deler av IT-funksjonen er organisert etter smidig-prinsipper med kontinuerlig utvikling og forvaltning av tjenester, er det i tillegg naturlig å ta med en oversikt over alle produkt- og plattform team.

Prosjekt- og produktporteføljen i en IT-strategi inkluderer alle IT-prosjektene og tjenestene i en virksomhet. Porteføljestyring sikrer at begrensede ressurser blir tildelt de mest strategiske og verdiskapende initiativene, og at risikoen og avkastningen blir nøye vurdert.

Dette bør du vurdere rundt porteføljestyring i en IT-strategi:

• Utvelgelse og prioritering
  Identifiser potensielle IT-prosjekter eller produktområder som kan bidra til forbedret måloppnåelse i tråd med organisasjonens mål og strategi. Vurder faktorer som strategisk betydning, forventet nytte, kostnader, risiko og tidsrammer. Så prioriterer du prosjekter og produktområder og lager lager en prioritert liste som holdes oppdatert.
• Balanse mellom initiativer:
  Sørg for å opprettholde en balanse mellom kortsiktige prosjekter og langsiktige transformasjoner.
• Tidsplaner og avhengigheter:
  Koordiner tidsplaner for prosjektene i porteføljen for å unngå kollisjoner og konflikter. Identifiser deretter avhengigheter mellom prosjekter og sikre at de håndteres effektivt.
• Endringshåndtering:
  Vær forberedt på å gjøre endringer i prosjekt- og produktporteføljen som følge av skiftende forretningsbehov eller eksterne faktorer. Tilpass deretter porteføljen i henhold ti endrede prioriteringer.

Effektiv porteføljestyring bidrar til å sikre at organisasjonens ressurser blir rettet mot de mest strategiske og verdiskapende initiativene, samtidig som det gir en strukturert måte å styre og overvåke prosjektenes fremdrift og resultater på.

5. Organisering av IT-funksjonen

Organisering beskriver hvordan IT-funksjonen i en organisasjon er organisert og ledet for å sikre at IT-initiativer og -ressurser støtter organisasjonens mål og strategi på en effektiv måte. Dette inkluderer etablering av klare roller og ansvar, beslutningsprosesser, koordinering og samarbeid mellom ulike team og avdelinger.

En effektiv måte å organisere IT-funksjonen er smidig leveransemodell, som innebærer en kontinuerlig leveranse av IT-utvikling og -drift fra et produktteam eller plattformteam. En produktorganisering betyr at et team med tverrfaglig kompetanse både utvikler og drifter en IT-tjeneste. Dette i motsetning til en tradisjonell prosjektorganisering, som innebærer at utvikling foregår i et prosjektteam, som overleverer prosjektet til et annet team som skal drifte løsningen i linjen.

Dette bør du vurdere rundt organisering i en IT-strategi:

• Organisasjonsmodell
  Definer hvordan IT-avdelingen organisert, inkludert hierarki, roller, team og rapporteringslinjer. Velg så en organisasjonsmodell som passer organisasjonens størrelse, kompleksitet og behov.
• Roller og ansvar
  Klargjør hvem som er ansvarlig for ulike IT-funksjoner, prosjekter og oppgaver. Sørg for at ansvarsfordelingen er tydelig og at det er klart hvem som tar beslutninger i ulike situasjoner.
• Beslutningsprosesser
  Start med å etablere klare styringsprosesser for godkjenning av IT-initiativer, teknologivalg og ressursallokering. Deretter definerer du hvem som har myndighet til å ta beslutninger på ulike nivåer i organisasjonen.

6. Tilrettelegg for innovasjon og verdiskapning

Innovasjon i en IT-strategi handler om evnen og viljen til å utforske og implementere nye ideer, teknologier og tilnærminger for å skape merverdi, løse problemer og drive konkurransefortrinn. Innovasjon handler om å tenke utenfor boksen og ta initiativ for å forbedre eksisterende prosesser, tjenester eller produkter, eller til og med introdusere helt nye konsepter.

Dette bør du vurdere rundt innovasjon og utvikling i en IT-strategi:

• Kultur for innovasjon
  Start med å dyrke en organisasjonskultur som oppmuntrer ansatte til å skape og dele nye ideer. Skap deretter et trygt miljø der feil oppmuntrer læring og forbedring, og hvor kreativitet blir verdsatt.
• Ide-generering
  Opprett mekanismer for å samle inn ideer fra ansatte på tvers av organisasjonen. Etabler plattformer for å diskutere og utforske nye konsepter og muligheter.
• Teknologisk utforskning
  Utforsk nye og fremvoksende teknologier for å vurdere hvordan de kan brukes til å oppnå organisasjonens mål Eksperimenter med pilotprosjekter eller prototyper for å teste levedyktigheten til nye løsninger.
• Partnerskap og samarbeid
  Samarbeid med eksterne partnere, leverandører og teknologiselskaper for å utnytte deres kompetanse og ressurser. Vurder også deltakelse i bransjeforeninger og innovasjonsnettverk for å holde dere oppdatert med de nyeste trendene.

Innovasjon og utvikling er nøkkelfaktorer for å opprettholde konkurransefortrinn og møte fremtidige utfordringer i en stadig skiftende teknologisk verden. En god IT-strategi bør beskrive hvordan en skal fremme en kontinuerlig innovasjonskultur og implementere nye løsninger som gir verdi til organisasjonen og dens kunder.

7. Kommuniser pro-aktivt med interessentene

Kommunikasjon er viktig, for det bidrar til å sikre at alle interessenter, både interne og eksterne, er informert og engasjert i IT-initiativene. Effektiv kommunikasjon fremmer samarbeid og en bedre forståelse av målene, prosessene og resultatene av IT-prosjekter. Det gir også grunnlag for å få tilbakemeldinger og gjennom det samle innsikt og mulighet for læring. Dette bør du vurdere rundt kommunikasjon i en IT-strategi:

• Interessenter
  Start med å identifisere alle interessenter som kan påvirkes av IT-initiativer, inkludert ansatte, ledere, kunder og leverandører. Deretter utvikler du en kommunikasjonsplan som tar hensyn til hvordan og når hver interessent skal informeres.
• Klare og tydelige meldinger
  Start med å formidle komplekse tekniske begreper og prosesser på en forståelig måte for ikke-tekniske interessenter. Unngå sjargong og teknisk snakk som kan være forvirrende.
• Samspill med forretningsenheter
  Oppmuntre samarbeid og samspill mellom IT-avdelingen og andre deler og organisasjonen. Organiser jevnlige møter for å forstå behovene til ulke forretningsenheter og samle krav til IT-løsninger.
• Proaktiv kommunikasjon
  Start med å kommunisere planlagte endringer, oppdateringer eller forvaltningsaktiviteter i god tid. Gi tidlig varsling og eventuelle forsinkelser eller utfordringer som kan påvirke leveranser.
• Tilbakemelding og innsikt
  Start med å oppmuntre til regelmessig tilbakemelding fra brukere og interessenter for å forstå deres opplevelser og behov. Deretter bruker du tilbakemeldingen til å gjøre kontinuerlige forbedringer i løsninger og prosesser.
• Tverrfunksjonelt samarbeid
  Start med å etablere tverrfunksjonelle team som involverer medlemmer fra forskjellige avdelinger i gjennomføring av prosjekter. Frem et miljø der ulike kompetanser og perspektiver blir verdsatt og integrert. .
• Transparent rapportering:
  Gi jevnlige statusrapporter som viser fremdrift, milepæler, utfordringer og løsninger. Sørg for at rapportene er tilgjengelig for alle interessenter som trenger dem.

Effektiv kommunikasjon og samarbeid sikrer at alle involverte er på samme side, reduserer usikkerhet og motstand mot endringer, og legger til rette for en mer smidig gjennomføring av IT-initiativer. En åpen dialog og et positivt samarbeidsklima er nøkkelen til suksess i en IT-strategi.

Husk at en IT-strategi skal være dynamisk og tilpasses over tid i samsvar med endrede forretningsbehov og teknologiske trender. Det er viktig å involvere interessentene gjennom hele prosessen for å sikre at strategien er relevant, realistisk og støttet av organisasjonen.

Lykke til med arbeidet!