Pyramideprinsippet er en måte å strukturere ideer slik at de blir enklere å forstå. Prinsippet sier at den mest effektive måten å kommunisere et budskap på, er å gi svaret eller den anbefalte løsningen først, og deretter begrunne det med argumenter som er strukturert i en logisk rekkefølge, og underbygget med data som bekrefter at det du fremlegger er sant.

En slik struktur vil alltid ha form som en pyramide, uansett hvor omfattende materialet som skal presenteres er, og derav navnet pyramideprinsippet. Det gjelder for alle typer dokumenter som skal kommuniseres, enten det er en presentasjon, en rapport, et notat eller en e-post.

Effektiv kommunikasjon

Hvorfor er det så effektivt? Jo fordi det gjør deg i stand til å kontrollere hvordan mottakerne tolker informasjonen du gir dem. Feilen mange gjør er å presentere data uten et tydelig budskap, og lar det være opp til mottakeren å tolke det de ser på en figur eller et lysbilde i en presentasjon. Det som skjer da, er at mottakeren trekker sin egen konklusjon, som ikke nødvendigvis er den samme som din. For å unngå at det skjer, må du ha et tydelig budskap som er logisk oppbygd nedenfra-opp. Men du kommuniserer alltid pyramiden ovenfra-ned og bruker understøttende data som bevis for argumentene.

Ved å gi hovedbudskapet først, gir du samtidig mottakerne en referanseramme som de uansett søker etter, og kan bruke til en kritisk vurdering av det du presenterer for dem i resten av presentasjonen.

Prinsippet ble utviklet på 1960 tallet av Barbara Minto, som var den første kvinnelige konsulenten i McKinsey. Hun fikk i oppdrag å utvikle en metode for å presentere anbefalte løsninger til toppledere på en tydelig og overbevisende måte. Arbeidet ledet senere til boken «The Pyramid Principle» som ble utgitt i 1987.

Siden den gang har pyramideprinsippet blitt adoptert som en standard for hvordan profesjonelle presentasjoner skal bygges opp av alle store konsulenthus. Jeg har undervist metoden for mine kollegaer gjennom flere år nå, med et klart mål om å gjøre oss til bedre konsulenter som skaper mer verdi for kundene våre.

Det er fire regler som følger av pyramideprinsippet:

• Start med svaret: Kommuniser svaret, konklusjonen eller anbefalingen umiddelbart, ikke på slutten. (Bottom Line Up Front : BLUF)
• Sett en kontekst: Sett budskapet (svaret) i en kontekst gjennom fire faste punkter: Situasjon, Komplikasjon, Spørsmål og Svar.
• Grupper argumentene: Grupper lignende innsikt i det samme argumentet, og tenk gjennom i hvilken rekkefølge de bør komme.
• Støtt argumentene med data: Sørg for at du har data som støtter hvert argument slik at ikke de kan bestrides

Start med svaret

Det er vanlig å tenke på en måte der vi går gjennom argumentene først, og deretter trekke konklusjonen. For eksempel slik:

• Per er god til å jobbe med kunder (argument)
• Per leverer godt i prosjekter (argument)
• Per er god til å inspirere andre i teamet (argument)
• Derfor bør Per få opprykk til Manager (konklusjon)

Men i en lederpresentasjon som følger pyramideprinsippet starter du med konklusjonen, og begrunner den deretter med de samme argumentene i motsatt rekkefølge:

• Per bør få opprykk til Manager (Konklusjon)
• Fordi han er god til å jobbe med kunder
• Fordi han leverer godt i prosjekter
• Fordi han er god til å inspirere andre i teamet

Nå er dette et veldig enkelt eksempel, men det illustrerer godt hvordan du skal skille mellom din egen tenkning og analyse på den ene siden, og hvordan du strukturerer argumentene for å understøtte konkusjonen i en lederpresentasjon på den andre siden.

«Bottom Line Up Front», forkortes til huskeregelen «BLUF», og handler slett ikke om å bløffe noen. Men at du starter med konklusjonen, altså det som er «Bottom Line» og den anbefalte løsningen, som er hovedbudskapet du ønsker å formidle.

De viktigste årsakene for å starte med svaret er:

• Ledere har ikke tålmodighet for en langsom oppbygging. De vil vite svaret.
• Du har kanskje ikke tid til å presentere hele materialet og bør sørge for at de viktigste punktene blir formidlet så tidlig som mulig
• Konklusjonen gir publikum et rammeverk som gjør det lettere for dem å ta til seg de påfølgende detaljene.

Sett en kontekst

Vekk interessen for det du ønsker å formidle med en god problemstilling og hvorfor den er verdt å løses nå. Ved å lage et innledende sammendrag i form at en kort historie, setter du kontekst for hovedbudskapet, og forbereder mottakerne på det du vil fortelle dem. Innledningen består av fire faste punkter:

• Situasjon: Nåværende omstendigheter som alle er enige i
• Komplikasjon: Forstyrrende hendelse(r) som gjør at den nåværende situasjonen er uakseptabel, og må gjøres noe med.
• Spørsmål: Det grunnleggende spørsmålet som må besvares og løses
• Svar: Din foreslåtte handlingsplan for å løse problemet

På engelsk forkortes Situation, Complication, Question, Answer til huskeregelen SCQA.

De to siste punktene kan slås sammen, slik at spørsmål og svar blir til den foreslåtte løsningen og det som er hovedbudskapet ditt. Dermed blir strukturen Situasjon – Komplikasjon – Løsning. Denne strukturen bruker du når du skal lage et kortfattet sammendrag av rapporten eller som innledning på presentasjonen.

Grupper argumentene

Hovedbudskapet, som er din handlingsplan for å løse et problem, oppsummeres i en enkelt, kortfattet setning på toppen av pyramiden. Hovedbudskapet skal være:

• En komplett idé i en fullstendig setning
• En sammenfatning av argumentene dine
• Noe som er meningsfullt for mottakeren
• Handlingsorientert
• Faktabasert

Det ligger i menneskelig natur å søke etter orden i komplekse situasjoner. Så uansett hvordan dokumentet ser ut, vil mottakeren begynne å gruppere og oppsummere innholdet i argumenter.

Hvis dokumentet ditt er en blanding av uorganiserte tanker i stikkordsform, vil mottakerne rett og slett ikke være i stand til å forstå argumentene dine. Og hvis de ikke forstår argumentene dine, vil de garantert tvile på konklusjonen din. Derfor må du gruppere dataene i logiske grupper som gjør det lett for mottakeren å forstå.

Det er viktig at du legger frem argumentene på en klar og overbevisende måte, slik at de godtar konklusjonen din. For at mottakeren skal være enig med din anbefalte løsning, er det som regel to forutsetninger som må være oppfylt:

• Dokumentet må ha argumenter som logisk fører til konklusjonen din
• Den logiske argumentasjonen din kan ikke bestrides av mottakeren

I praksis betyr det at argumentene dine må gruppers slik at de understøtter svaret og på en måte som gjør at de oppfyller tre regler:

• Idéer på hvert nivå er en oppsummering av idéer under
• Idéer i hver gruppe er logisk like
• Idéer i hver gruppe er i en logisk rekkefølge

Når du har gruppert argumentene slik at de er oppsummert og sortert etter samme type, må du bestemme hvilken rekkefølge du skal presentere dem. Det er i praksis tre måter du kan lage en logisk rekkefølge:

1. Etter betydning: Rekkefølgen kan være fra viktigst til minst viktig. For eksempel fra høyest til lavest risiko for å inntreffe.
2. Kronologisk: Hvis argumentene dine har en tidsdimensjon, som i en prosess, kan rekkefølgen være stegvis. For eksempel steg 1, steg 2, steg 3 osv.
3. Strukturelt: Hvis argumentene dine er deler av en helhet, kan du lage en rekkefølge som mottakeren kjenner dem. For eksempel inndeling etter forretningsområder eller avdelinger i organisasjonen din anbefalte løsning er rettet mot

Støtt argumentene dine med data

Nå som du har fått oversikt over argumentene, gruppert dem og satt dem inn i en rekkefølge som er logisk og understøtter din anbefalte løsning, er neste trinn å sikre at disse argumentene ikke kan bestrides.

For å gjøre det må du inkludere data i form av kulepunkter, tabeller eller grafer, som understøtter argumentene dine. Her gjør du et valg basert på hva som er tilgjengelig av data, hvilke data du kan sammenstille selv, og hvilke argumenter som trenger bevis.

Avslutningsvis vil jeg gi noen råd og regler for utforming av dokumenter som skal presenteres for et publikum:

• Husk alltid: One Bullet – One point.
• Et lysbilde skal formidle ett budskap
• Formuler budskapet i overskriften som en fullstendig setning i en «action title»
• Du bør kunne lese flytende fra tittel til tittel og forstå historien
• Skisser de understøttende grafene, tabellene og kulepunktene (data)
• Lysbildet har ikke klart å kommunisere hvis leseren må tolke dataene
• Sørg for at dataene støtter hovedpoengene dine
• Ikke ta med lysbilder bare fordi du laget dem